Avantage en nature véhicule : tout ce que vous devez savoir

L’avantage en nature ou AEN véhicule est une rémunération sous forme de mise à disposition d’un véhicule d’entreprise pour un usage personnel ou professionnel. Cet avantage, très apprécié des salariés, leur évite les frais d’achat, d’entretien et d’assurance d’un véhicule personnel. Néanmoins, son évaluation présente une complexité, entraînant des implications fiscales et sociales pour le salarié et l’employeur. De plus, l’analyse de la durée d’utilisation du véhicule est un facteur clé pour déterminer la moyenne de l’avantage en nature à déclarer.

Dans cet article, nous vous donnons toutes les informations à connaître sur cet avantage : sa définition, les conditions pour en bénéficier, ses points forts et limites, comment il est évalué, ainsi que ses impacts fiscaux et sociaux. Destiné aussi bien aux employeurs qu’aux salariés, cet article vise à éclairer et optimiser le bénéfice de l’avantage en nature véhicule.

Définition de l’avantage en nature véhicule

Qu’est-ce qu’un avantage en nature ?

Un avantage en nature est une prestation fournie par l’employeur au salarié, soit gratuitement, soit à un tarif réduit, au-delà de son salaire habituel. Cette rémunération supplémentaire est imposable et sujette aux cotisations sociales, mis à part certaines exceptions. Les avantages peuvent varier : de la nourriture, un logement, des moyens de communication, jusqu’aux activités sportives proposées par l’entreprise.

Parmi ceux-ci, l’avantage en nature lié à l’utilisation d’un véhicule est particulièrement répandu et délicat à évaluer.

Définition spécifique de l’avantage en nature véhicule

L’avantage en nature véhicule se manifeste quand un employeur met à la disposition de son salarié un véhicule de société, pour une utilisation soit professionnelle, soit personnelle. Peu importe si le véhicule est loué ou acheté par l’employeur, ou s’il est électrique. Cet avantage est estimé selon l’usage privé du véhicule par le salarié, notamment pour les trajets domicile-travail et pour les besoins personnels.

Il est à noter qu’il n’y a pas d’avantage en nature si le véhicule doit être rendu à l’employeur en fin de semaine ou pendant les congés, ou si c’est un véhicule utilitaire strictement réservé à un usage professionnel, et que l’employé est explicitement interdit de l’utiliser à titre privé. Cet avantage est également sujet aux cotisations sociales et à l’imposition, en fonction de critères spécifiques que nous aborderons par la suite.

Qui peut bénéficier d’un AEN véhicule ?

Salariés éligibles

Tous les salariés qui se voient attribuer un véhicule par leur entreprise, qu’ils l’utilisent de manière régulière ou occasionnelle, pour les besoins du service ou des déplacements personnels, sont éligibles à l’avantage en nature véhicule. Il est important de noter que cet avantage n’est pas restreint par la fonction exercée, le rang hiérarchique, ou le temps de travail du salarié. Néanmoins, l’employeur a le droit de définir des critères d’éligibilité spécifiques en fonction des exigences du poste, des objectifs de l’entreprise ou des résultats obtenus par le salarié.

Conditions d’octroi

Pour bénéficier de cet avantage, il est indispensable que l’attribution soit actée dans un document officiel, tel qu’un contrat de travail, un ajout au contrat (avenant), une note de service, une lettre d’engagement ou encore dans le cadre d’une convention collective. Ce document doit clairement établir les règles d’usage du véhicule, les coûts supportés par l’employeur, ainsi que les responsabilités du salarié (maintenance, assurance, respect des règles de circulation, etc.). Il doit également mentionner les conditions dans lesquelles l’avantage peut être suspendu ou retiré, et préciser comment sera évalué cet avantage. Il est de la responsabilité de l’employeur d’informer le salarié que cet avantage est assujetti à imposition et cotisations sociales, en lui fournissant un récapitulatif annuel.

Avantages et inconvénients de l’avantage en nature véhicule

Avantages pour le salarié

L’avantage en nature véhicule apporte plusieurs bénéfices pour le salarié, incluant :

  • L’accès à un moyen de transport sans les dépenses associées à l’achat, l’entretien, l’assurance ou le carburant d’un véhicule personnel.
  • Plus de liberté et de flexibilité pour se déplacer, que ce soit pour le travail ou pour le loisir.
  • Une source de motivation et de fidélisation, reflétant la confiance et l’appréciation de l’employeur.
  • Une possibilité d’être utilisé comme un atout dans les négociations salariales, au-delà du salaire de base.

Avantages pour l’employeur

Pour l’employeur aussi, l’avantage en nature véhicule représente plusieurs atouts :

  • Une gestion optimisée de la flotte automobile, avec mutualisation des coûts et accès à des réductions tarifaires potentielles.
  • Un renforcement de l’image de marque, à travers le choix de véhicules correspondant à l’activité et aux valeurs de l’entreprise.
  • Une aide précieuse pour attirer et retenir les meilleurs talents, grâce à cet avantage compétitif.
  • Une réduction des risques de conflits sur les frais de déplacement ou les indemnités kilométriques.

En outre, l’avantage en nature véhicule permet aux employeurs de réduire les coûts de gestion de flotte, grâce à une meilleure planification des ressources et une utilisation optimisée des véhicules.

Potentiels inconvénients

Toutefois, l’avantage en nature véhicule comporte certains inconvénients pour les deux parties :

  • Une imposition et des cotisations sociales qui peuvent diminuer le salaire net du salarié et augmenter le coût pour l’employeur.
  • Une nécessité d’évaluation régulière et précise, pouvant s’avérer complexe.
  • Des responsabilités et obligations à gérer, tant pour le salarié (entretien, assurance, respect du code de la route) que pour l’employeur (contrôle, sanction, déclaration).
  • Un potentiel de générer de la jalousie ou de la concurrence entre collègues, lié au type, à la valeur ou à l’utilisation du véhicule.

Modalités d’évaluation de l’avantage en nature véhicule

Évaluation en valeur réelle

La méthode d’évaluation en valeur réelle prend en compte les dépenses engagées par l’employeur pour fournir le véhicule au salarié. Cela inclut l’achat ou la location, en plus des frais d’entretien, d’assurance, de réparation et de carburant. Cette approche nécessite un relevé précis des coûts et de l’usage personnel du salarié. Bien qu’elle soit plus exacte, elle s’avère plus complexe et exigeante que le calcul forfaitaire. Dans le cadre de l’évaluation en valeur réelle, la location moyenne durée peut être une option intéressante pour les entreprises souhaitant fournir des véhicules sans s’engager sur le long terme.

Le calcul de l’avantage en nature se fait en suivant cette formule : 

(Coût global associé au véhicule x Nombre de kilomètres à usage personnel / Nombre total de kilomètres) + Coût des carburants pour les déplacements personnels pris en charge par l’employeur. 

Le coût global du véhicule inclut 20% du prix d’achat TTC du véhicule, la quittance d’assurance, ainsi que les frais d’entretien.

Évaluation forfaitaire

L’évaluation forfaitaire se base sur un barème établi par l’administration fiscale, dépendant de la puissance fiscale et du kilométrage annuel du véhicule. Réactualisé chaque année et disponible dans le Bulletin officiel des finances publiques-impôts (BOFiP), ce barème simplifie l’évaluation en ne considérant pas les dépenses réelles de l’employeur ni l’utilisation privée du salarié. Cette méthode est plus rapide et facile, mais moins précise que l’évaluation en valeur réelle.

Dans cette méthode, l’avantage en nature est estimé via le calcul suivant : 

(Barème kilométrique x Nombre de kilomètres à usage personnel) + Coût des carburants pour les déplacements personnels financés par l’employeur. 

Le barème kilométrique est défini par l’administration fiscale, basé sur la puissance fiscale du véhicule.

Facteurs pouvant influencer l’évaluation

Plusieurs éléments peuvent modifier l’évaluation de l’avantage en nature véhicule, notamment :

  • La participation de l’employeur aux frais de carburant pour les déplacements privés du salarié, augmentant la valeur de 12 % pour l’évaluation réelle et de 20 % pour l’évaluation forfaitaire ;
  • Le type de véhicule mis à disposition. Pour des véhicules électriques, hybrides ou à hydrogène, l’avantage en nature est réduit de 50 %, jusqu’à une limite de 1 800 € par an ;
  • La résidence du salarié dans un département d’outre-mer, qui permet d’appliquer un abattement de 30 % sur l’évaluation de l’avantage en nature.

Dans les deux méthodes, si l’employeur couvre tout ou une partie du carburant pour les déplacements privés du salarié, il faut augmenter l’avantage en nature de 12%, ou de 20% si le salarié bénéficie d’une carte de carburant de l’entreprise. De plus, des réductions spécifiques s’appliquent pour les véhicules électriques, hybrides, ou à hydrogène, ainsi que pour les salariés vivant dans les départements d’outre-mer.

Implications fiscales et sociales de l’avantage en nature véhicule

Implications pour le salarié

L’avantage en nature véhicule, considéré comme un complément de salaire, est soumis à l’impôt sur le revenu ainsi qu’aux cotisations sociales. Par conséquent, le salarié doit inscrire la valeur de cet avantage sur sa déclaration de revenus, sous la rubrique des traitements et salaires. Il est également tenu de verser des cotisations relatives à la sécurité sociale, la retraite complémentaire, la prévoyance, le chômage, ainsi que la CSG-CRDS basées sur la valeur de cet avantage. Ainsi, l’avantage en nature véhicule peut entraîner une diminution du salaire net percevable par le salarié, en fonction de son taux marginal d’imposition et de ses contributions.

Implications pour l’employeur

Considéré comme un élément de rémunération, l’avantage en nature véhicule est assujetti aux charges sociales patronales. Cela signifie que l’employeur doit s’acquitter des cotisations de sécurité sociale, de retraite complémentaire, de prévoyance, de chômage, de formation professionnelle et de la taxe sur les salaires calculées sur la valeur de l’avantage. Ce dernier peut donc augmenter le coût du salarié pour l’employeur, selon le taux de cotisation. Il est impératif pour l’employeur de déclarer la valeur de l’avantage en nature véhicule dans le bulletin de paie du salarié, ainsi que sur la déclaration sociale nominative (DSN) et le certificat de travail. L’utilisation d’un logiciel de gestion de flotte automobile peut grandement aider les employeurs dans le suivi et la déclaration des avantages en nature véhicules, simplifiant ainsi la gestion administrative et la conformité fiscale.

Les cas particuliers

Avantage en nature véhicule pour les dirigeants

Les dirigeants d’entreprise, affiliés soit au régime général, soit au régime des travailleurs indépendants, ont le droit à un avantage en nature pour l’utilisation d’un véhicule, tout comme les salariés. Ils doivent cependant calculer cet avantage sur la base des dépenses réelles effectuées par l’entreprise. Une exception existe pour les dirigeants sous le régime général qui peuvent choisir une évaluation forfaitaire à la place. Il est important pour eux d’inclure la valeur de cet avantage dans le calcul de leur rémunération brute, affectant ainsi les cotisations sociales et l’impôt sur le revenu. La valeur de l’avantage en nature doit aussi être déclarée sur la déclaration de revenus, sous la rubrique des traitements et salaires.

Avantage en nature véhicule dans le cadre de pratiques sectorielles spécifiques

Dans certains secteurs, des pratiques spécifiques influencent l’évaluation de l’avantage en nature véhicule. Par exemple, dans le secteur du transport routier, les conducteurs utilisant leur propre véhicule pour aller au travail ne sont pas considérés comme bénéficiant d’un avantage en nature, à condition d’une indemnité kilométrique forfaitaire conforme à la convention collective. De même, dans le bâtiment, l’utilisation personnelle du véhicule pour se rendre sur les chantiers sans considération d’avantage en nature est reconnue, sous réserve d’une indemnité kilométrique définie par la convention collective ou un accord d’entreprise.

Ce qu’il faut retenir de l’avantage en nature véhicule

L’avantage en nature véhicule représente une opportunité très valorisée par les salariés, fournissant un moyen de déplacement sans les contraintes financières liées à la possession d’un véhicule personnel. 

Néanmoins, cet avantage présente une complexité d’évaluation notable, impliquant d’importantes conséquences fiscales et sociales à la fois pour le salarié et l’employeur. Les méthodes d’évaluation varient, reposant soit sur les dépenses effectivement engagées, soit sur un barème préétabli. Des situations spécifiques, telles que celles concernant les dirigeants ou certains secteurs d’activité, peuvent influencer l’évaluation de cet avantage en nature.

Si l’octroi ou la réception d’un avantage en nature véhicule vous intéresse, il est crucial de s’informer sur les critères d’attribution, les approches d’évaluation, ainsi que les implications fiscales et sociales. Il convient également de bien comprendre vos droits et vos obligations. L’assistance d’un expert-comptable ou d’un conseiller fiscal peut s’avérer précieuse pour naviguer ces eaux. N’hésitez pas à explorer cette option pour bénéficier de l’avantage en nature véhicule avec assurance et tranquillité d’esprit.

FAQ

Est-ce qu’une voiture de fonction est un avantage en nature ?

Oui, l’utilisation d’une voiture de fonction pour des besoins personnels constitue un avantage en nature. Cela implique la soumission aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu, selon des critères de calcul bien précis.

Comment calculer l’avantage d’une voiture de fonction ?

L’évaluation de l’avantage d’une voiture de fonction se fait en deux étapes : si l’entreprise possède le véhicule, l’avantage en nature peut être estimé soit sur la base de la valeur réelle, soit selon un forfait annuel, en fonction des dépenses réelles et du kilométrage personnel. Dans le cas d’une location par l’entreprise, l’avantage en nature correspond au coût de location additionné des frais d’assurances et d’entretien.

Comment fonctionne l’avantage en nature ?

Un avantage en nature est un bien ou un service que l’employeur fournit au salarié gratuitement ou à un tarif réduit par rapport à sa valeur de marché. Il est traité comme un supplément de rémunération et est donc sujet aux cotisations sociales. Lorsque l’avantage prend la forme d’un véhicule, il est particulièrement intéressant pour l’employeur d’utiliser un logiciel spécialisé pour calculer avec précision cet avantage, tout en cherchant à réduire la charge administrative associée.