Mettre à disposition un véhicule de fonction est une pratique courante dans de nombreuses entreprises, particulièrement pour les salariés effectuant des déplacements réguliers. Ce type d’avantage offre une grande flexibilité en permettant une utilisation mixte, à la fois professionnelle et personnelle, tout en constituant un avantage en nature attractif.
Cependant, pour encadrer efficacement l’utilisation de ce véhicule et éviter tout maleantendu, il est essentiel de formaliser cet avantage à travers une clause spécifique. La clause véhicule de fonction, intégrée au contrat de travail ou dans un avenant, établit les règles précises d’utilisation, les droits et devoirs du salarié, ainsi que les conditions de restitution du véhicule.
Cet article explore en détail la mise à disposition d’un véhicule de fonction et le rôle clé de la clause qui l’accompagne : ses avantages pour les deux parties, sa formulation, les règles d’utilisation et les conditions de restitution, ainsi que son application concrète.

Qu’est-ce qu’une clause véhicule de fonction ?

Définition et objectifs

La clause véhicule de fonction est une condition intégrée au contrat de travail, précisant l’utilisation d’un véhicule fourni par l’employeur au salarié. Son but est de délimiter clairement les responsabilités et obligations des deux parties pour prévenir tout désaccord ou conflit éventuel.
Bien que la mise à disposition d’un véhicule de fonction ne soit pas une obligation légale pour l’employeur, si elle est proposée, elle doit être clairement stipulée dans le contrat de travail ou au moyen d’un avenant. Les aspects couverts incluent l’usage du véhicule, les dépenses couvertes par l’employeur, ainsi que les responsabilités du salarié concernant l’entretien et la restitution du véhicule.
Les détails tels que les spécifications du véhicule, le lieu de stationnement, les modalités d’entretien, les frais d’assurance, et la gestion des amendes sont également définis.

Voiture de fonction, voiture de service et véhicule de société : quelles différences ?

Il est important de différencier une voiture de fonction, une voiture de service, et un véhicule de société, car bien qu’apparentés, ces termes désignent des réalités et des usages distincts.

  • Voiture de fonction : une voiture de fonction est attribuée à un salarié pour ses besoins professionnels et personnels, utilisable même en dehors du travail et durant les congés, représentant ainsi un avantage en nature non négligeable.
  • Voiture de service ou voiture de société : une voiture de service, ou voiture de société, est destinée exclusivement à un usage professionnel. Elle n’est pas assignée à un salarié en particulier et doit être rendue à l’entreprise après usage. Contrairement à la voiture de fonction, elle ne peut pas être utilisée par la famille ou les amis du salarié.

À noter que le terme véhicule de société est parfois confondu avec celui de voiture de service, mais il se réfère habituellement à un véhicule partagé par plusieurs employés pour des besoins professionnels, sans attribution personnelle et sous la responsabilité de l’entreprise.

Ces distinctions sont essentielles pour éviter les malentendus et assurer que les termes du contrat soient précis et respectés par toutes les parties.

Comment formuler une clause véhicule de fonction ?

Les mentions obligatoires à intégrer

Une clause véhicule de fonction doit être rédigée de manière claire et détaillée afin d’éviter tout malentendu ou litige potentiel. Voici les éléments essentiels à inclure :

  • Identification du véhicule : précisez la marque, le modèle, le type, et le numéro d’immatriculation pour une identification sans équivoque.
  • Nature de l’utilisation : indiquez si le véhicule est destiné uniquement à un usage professionnel ou s’il peut aussi servir à des fins personnelles. Pour une utilisation mixte, définissez clairement les restrictions et conditions.
  • Conditions de restitution : établissez clairement quand le véhicule doit être rendu à l’employeur, notamment en cas de fin de contrat de travail, de suspension, ou d’arrêt prolongé.
  • Responsabilités et obligations : décrivez les responsabilités du salarié concernant l’entretien, la maintenance, et la déclaration des incidents ou accidents. Assurez-vous que le salarié possède tous les documents nécessaires et maintient le véhicule en bon état.
  • Frais et défraiements : précisez quels frais seront couverts par l’employeur (entretien, assurances, carburant, frais de garage) et comment les frais d’utilisation personnelle seront répartis ou si une participation financière est requise.
  • Modalités de paiement des contraventions : mentionnez comment les contraventions liées à l’utilisation du véhicule par le salarié seront gérées, en précisant généralement que le salarié est responsable des amendes et des points retirés.

Les droits et obligations de l’employé

Il est indispensable de préciser les droits et obligations du salarié pour garantir une utilisation encadrée et éviter tout différend. Ces éléments permettent de clarifier les attentes de chaque partie et d’assurer une gestion responsable du véhicule.
Les droits de l’employé :

  • Utiliser le véhicule selon les termes établis dans la clause, y compris pour des déplacements personnels si cela est autorisé.
  • Bénéficier de la prise en charge par l’employeur des frais liés à l’usage professionnel.
  • Profiter d’un véhicule en bon état et correctement entretenu par l’entreprise au moment de sa mise à disposition.

Les obligations de l’employé :

  • Informer immédiatement l’employeur en cas de dégradation, d’incident ou d’anomalie constatée.
  • Maintenir le véhicule en parfait état, en respectant les consignes d’entretien, telles que le suivi des révisions ou la gestion des pneumatiques.
  • Assumer les contraventions liées à un usage personnel du véhicule.
  • Restituer le véhicule le dernier jour du contrat, quelle que soit la raison de la fin de la relation de travail, dans un état conforme à son usage.

Bon à savoir : la clause véhicule de fonction fixe les droits et obligations liés à l’usage du véhicule attribué à un employé. En complément, une lettre de mise à disposition du véhicule peut formaliser les modalités spécifiques de l’utilisation du véhicule, précisant notamment les responsabilités de l’employé.

Utilisation du véhicule de fonction : ce qu’il faut savoir

Usage professionnel et usage privé : quelles limitations ?

L’utilisation d’un véhicule de fonction offre une certaine flexibilité entre les usages professionnel et personnel, mais elle est soumise à des règles spécifiques. Pour les déplacements personnels, y compris durant les week-ends et les vacances, le véhicule peut être utilisé par le salarié.
Toutefois, cet avantage en nature est assujetti à des charges sociales pour l’entreprise et à l’impôt sur le revenu pour le salarié, nécessitant une mention claire sur le bulletin de salaire pour prévenir tout redressement par l’Urssaf. Des limitations, telles que des restrictions géographiques ou kilométriques, peuvent être imposées par l’employeur pour l’usage privé du véhicule.
Il est également fréquent que l’employeur interdise le prêt du véhicule à des tiers, le transport de passagers contre rémunération, ou l’usage du véhicule pour des activités lucratives personnelles, comme le covoiturage rémunéré. Ces interdictions doivent être explicitement mentionnées dans le contrat de travail ou dans le document de mise à disposition du véhicule.
Enfin, le salarié est tenu de garantir un stationnement sécurisé du véhicule et de respecter les directives d’entretien et de maintenance stipulées dans le contrat. Tout manquement à ces directives peut entraîner des sanctions disciplinaires ou la révocation de l’avantage.

Gestion des contraventions et des dommages

L’utilisation d’un véhicule de fonction implique des règles claires :
Contraventions : le salarié est responsable des infractions routières commises avec le véhicule, incluant le paiement des amendes et les conséquences telles que la perte de points ou de permis. L’employeur est tenu de déclarer l’identité du conducteur en infraction.
Dommages : tout dommage au véhicule doit être signalé immédiatement. En cas de négligence ou d’usage inapproprié, l’employeur peut demander une compensation. Des dommages répétés ou graves peuvent entraîner la suppression de cet avantage.
Assurance : l’assurance, en général prise en charge par l’employeur, doit couvrir aussi bien les usages professionnels que privés. Toute utilisation non couverte (ex. covoiturage rémunéré) expose le salarié à des risques importants.
Une bonne compréhension des responsabilités et des limites de cet avantage est indispensable pour un usage sécurisé et conforme.

Le cas de restitution du véhicule de fonction : quand et comment ?

En cas de fin de contrat de travail

Lorsqu’un contrat de travail se termine, la restitution du véhicule de fonction devient une procédure importante à gérer avec attention. Il est généralement attendu que le salarié rende le véhicule à son employeur le jour où le contrat se termine, peu importe le motif de la rupture (démission, licenciement, fin de contrat à durée déterminée).
Dans le cas où l’employeur dispense le salarié de son préavis, ce dernier n’est pas obligé de rendre immédiatement le véhicule. La jurisprudence autorise le salarié à utiliser le véhicule jusqu’à la fin du préavis prévu, même en cas d’indemnisation compensatrice. De plus, une clause contractuelle exigeant la restitution du véhicule en cas de dispense de préavis est considérée comme non valide par la Cour de cassation, à moins d’une indemnisation adéquate proposée au salarié.
Concernant les frais de remise en état du véhicule lors de sa restitution, l’employeur ne peut pas les imputer au salarié sans une clause claire et acceptée au moment de la rupture du contrat. Une telle clause serait invalide si elle n’a pas été négociée et acceptée explicitement.

En cas de suspension du contrat de travail

La restitution du véhicule de fonction est également à considérer en cas de suspension du contrat de travail. Pour les arrêts maladie, le salarié garde normalement l’usage de son véhicule, sauf mention contraire dans le contrat de travail ou accord collectif. La jurisprudence considère cet avantage en nature comme partie intégrante de la rémunération, qui ne peut être retirée sans l’accord du salarié.
Pour d’autres cas de suspension (mise à pied, suspension pour faute), la restitution dépend des conditions spécifiées dans le contrat de travail et des circonstances. Si rien n’est mentionné, le salarié peut continuer à utiliser le véhicule jusqu’à son retour au travail. Si un remplaçant est nommé pendant l’absence du salarié, l’employeur peut demander la restitution du véhicule, à condition que cela soit prévu par le contrat ou qu’un accord spécifique ait été trouvé.
En résumé, la gestion de la restitution du véhicule de fonction doit se faire selon les termes du contrat de travail et les précédents jurisprudentiels, pour éviter tout conflit et respecter les droits des parties concernées.

Mise en œuvre pratique et avenant au contrat de travail

Procédure d’ajout de la clause au contrat existant

Pour intégrer une clause véhicule de fonction à un contrat de travail existant, un avenant est nécessaire. Signé par l’employeur et le salarié, cet avenant doit préciser la date d’effet de la clause et inclure tous les détails mentionnés précédemment : utilisation du véhicule, modalités de restitution, remboursement des frais, et responsabilités liées à l’entretien. Avant de fournir le véhicule, l’employeur doit vérifier la validité du permis du salarié, sans conserver de copie.
La clause doit aussi définir clairement les conditions d’usage, comme l’utilisation pour les trajets domicile-travail ou par les membres de la famille, afin d’éviter toute ambiguïté.

Gérer le changement ou la suppression de la clause

Modifier ou supprimer la clause nécessite l’accord du salarié et un nouvel avenant signé par les deux parties. L’employeur ne peut pas imposer de changements unilatéraux. En cas de suspension du contrat (ex. congé maternité ou maladie), le retrait du véhicule est permis uniquement si cela est explicitement stipulé dans la clause.
Toute modification doit suivre les mêmes règles que pour un avenant classique. En cas de désaccord, les parties peuvent s’appuyer sur les décisions de la Cour de cassation et le Code du travail.