Les déplacements professionnels sont une réalité pour de nombreux salariés, qu’il s’agisse de rendez-vous clients, de formations ou de missions à l’étranger. Mais quelles sont les règles qui encadrent ces déplacements ? Entre droits des employés, obligations des employeurs et modalités de remboursement des frais, le Code du travail fixe un cadre précis. Cet article vous apporte un éclairage complet sur les règles légales, les conditions de prise en charge des frais et les solutions pour sécuriser les trajets professionnels.
À quoi correspond un déplacement professionnel ?
Un déplacement professionnel est une mission effectuée par un employé en dehors de son lieu de travail habituel ou de son domicile, dans le cadre de ses responsabilités professionnelles. Ces missions peuvent être individuelles ou collectives et couvrir diverses activités telles que :
- Les visites à des clients ou fournisseurs,
- La participation à des réunions, congrès, séminaires ou expositions,
- Les interventions techniques comme le dépannage ou l’installation d’équipements.
La durée de ces déplacements varie, pouvant s’étendre de quelques heures à plusieurs semaines, et peuvent se dérouler aussi bien en France qu’à l’international.
À noter : les trajets domicile-travail habituels ne sont pas considérés comme des déplacements professionnels.
Différences entre déplacement professionnel et voyage d’affaires
Bien que les termes « déplacement professionnel » et « voyage d’affaires » soient souvent utilisés de manière interchangeable, une nuance existe :
- Le déplacement professionnel est un terme officiel fréquemment employé dans le Code du travail et les documents administratifs. Il désigne toute mission réalisée hors du lieu de travail habituel, quelle qu’en soit la durée.
- Le voyage d’affaires, en revanche, est généralement associé à des missions de plusieurs jours nécessitant un hébergement.
Ainsi, tout voyage d’affaires est un déplacement professionnel, mais l’inverse n’est pas toujours vrai. Un déplacement professionnel peut être ponctuel et ne pas impliquer de nuitée.
Les règles juridiques régissant les déplacements professionnels
Le cadre légal selon le Code du travail
Le Code du travail en France définit les règles entourant les déplacements professionnels pour protéger les droits des employés et préciser les devoirs des employeurs. Pour rappel, un déplacement professionnel se réfère à tout déplacement réalisé par l’employé hors de son lieu de travail habituel pour des raisons professionnelles.Ces déplacements peuvent être individuels ou collectifs, en France ou à l’international.
Selon le Code du travail, la durée des déplacements professionnels est limitée à :
- 90 jours consécutifs par mission ;
- 180 jours par an à l’étranger.
Dépasser ces limites peut conduire à une modification du contrat de travail vers un détachement ou une expatriation, nécessitant une modification contractuelle.
Le Code stipule également que le temps passé en déplacement pour se rendre sur le lieu d’exécution du travail n’est pas considéré comme du temps de travail, sauf si ce temps excède celui du trajet habituel entre le domicile et le lieu de travail. Dans cette situation, l’employé peut prétendre à une compensation ou à un repos compensatoire.
Les obligations de l’employeur envers les salariés
Lors d’un déplacement professionnel, l’employeur est soumis à plusieurs obligations légales. Il doit informer l’employé de sa mission dans un délai raisonnable, habituellement 48 heures avant, pour faciliter l’organisation personnelle et professionnelle de ce dernier. Ce délai peut être étendu pour les déplacements internationaux ou de longue durée.
Il est aussi responsable de fournir un moyen de transport confortable et approprié, en prenant en compte l’état de santé de l’employé, et de couvrir les frais de déplacement. Si l’employé utilise son véhicule personnel, les frais kilométriques doivent être remboursés selon un barème prédéfini.
Les dépenses liées au déplacement, comme le transport, l’hébergement et les repas, doivent être remboursées par l’employeur, soit sous forme de forfait, soit sur présentation de justificatifs, avec une période de trois ans pour soumettre ces justificatifs.
Enfin, l’employeur doit assurer la sécurité et la santé de l’employé en déplacement, en évitant de l’exposer à des risques inutiles et en veillant au respect des conditions de travail adéquates. Il est aussi conseillé d’inclure une clause de mobilité dans le contrat de travail pour préciser les termes des déplacements professionnels et éviter tout malentendu.
Le remboursement des frais de déplacement
Les frais remboursables à connaître
Dans le cadre des déplacements professionnels, divers frais peuvent être pris en charge par l’employeur. Cela inclut les coûts associés au transport, à l’hébergement et à la restauration. Pour le transport, cela englobe les billets de train et d’avion, les frais de taxi, ainsi que le remboursement des frais kilométriques pour l’usage d’un véhicule personnel.
Le barème kilométrique, déterminé annuellement par l’administration fiscale, couvre le carburant, l’assurance, l’entretien, le stationnement et la dépréciation du véhicule. Les dépenses liées à l’hébergement, y compris les nuitées hôtelières ou tout autre type d’hébergement professionnel, sont remboursables. Concernant les repas, l’employeur peut rembourser sur présentation de justificatifs ou appliquer un forfait.
Les plafonds forfaitaires sont fixés à 19,40 € pour un repas au restaurant et à 9,50 € pour un repas hors restaurant. De plus, des frais annexes comme le parking, les péages et les communications (téléphone, internet) peuvent être remboursés, sous réserve de justificatifs et d’un lien direct avec la mission professionnelle.
La gestion des notes de frais
La soumission d’une note de frais détaillée est essentielle pour le remboursement des dépenses de déplacement professionnel. Cette note doit lister chaque dépense, avec la date, le lieu, le montant et la nature. Les justificatifs correspondants, tels que reçus, factures et billets de transport, doivent être fournis.
L’entreprise peut traiter ces notes de frais manuellement ou via des logiciels dédiés, qui simplifient l’enregistrement, la vérification et l’approbation des dépenses. L’utilisation de ces outils contribue à une meilleure gestion des coûts et à une comptabilité plus précise. Il est conseillé de mettre à disposition des salariés un modèle de note de frais pour assurer la complétude des informations soumises.
Après validation de la note de frais, l’employeur rembourse les dépenses selon les modalités préétablies par l’entreprise, basées soit sur les justificatifs, soit sur un forfait.
Temps de travail et heures supplémentaires
Définition du temps de travail effectif
Comprendre la notion de temps de travail effectif est essentiel pour saisir l’impact des déplacements professionnels sur la rémunération et les heures de travail d’un employé.
Selon le Code du travail, le temps de travail effectif est la période durant laquelle l’employé est à la disposition de son employeur, suit ses instructions, et n’a pas la liberté de s’adonner à ses activités personnelles. Ce concept ne prend pas en compte les pauses ou les temps de repos, mais inclut les moments où l’employé reste à disposition de l’entreprise. Pour être qualifié de temps de travail effectif, il faut que l’employé soit à la disposition de son employeur, suive ses directives, et ne puisse pas se consacrer à ses loisirs personnels.
Rémunération des heures supplémentaires en déplacement
Lorsque des déplacements professionnels sont effectués, la question des heures supplémentaires se pose. Le temps de trajet habituel entre le domicile et le lieu de travail n’est pas reconnu comme du temps de travail effectif, excluant donc la rémunération d’heures supplémentaires pour ce temps.
Toutefois, si le temps de trajet pour un déplacement professionnel est supérieur au trajet habituel, l’excédent peut être compensé, soit par du repos, soit par une rémunération. Si ce déplacement a lieu hors des heures normales de travail et que les conditions légales sont remplies, le temps passé en déplacement peut être considéré comme du temps de travail effectif. Dans cette situation, et si ce temps dépasse les 35 heures hebdomadaires légales, les heures supplémentaires doivent être rémunérées conformément aux accords de branche ou à la convention collective applicable à l’entreprise.
Il est important de souligner que le temps de déplacement professionnel qui se superpose aux horaires de travail habituels ne doit entraîner aucune réduction de salaire pour l’employé. La compensation pour les heures supplémentaires ou le temps de trajet additionnel est déterminée par la convention collective, l’accord d’entreprise, ou par décision de l’employeur après consultation du comité social et économique (CSE), le cas échéant.
La sécurité et la santé du salarié en déplacement
Les mesures de prévention et de sécurité sur les déplacements
Assurer la sécurité des salariés en déplacement professionnel est une responsabilité majeure pour les employeurs. Il est essentiel de mettre en place des mesures de prévention adaptées pour minimiser les risques liés aux trajets professionnels, qu’ils soient effectués en voiture, en transports en commun ou à pied.
Parmi les bonnes pratiques, on retrouve l’importance d’une sensibilisation à la sécurité, incluant la prévention des accidents, la gestion des situations d’urgence et l’adoption de comportements adaptés selon les environnements de déplacement. Les employeurs peuvent également prévoir des formations spécifiques et des protocoles d’urgence afin de garantir une réactivité optimale en cas d’imprévu.
L’accès à des équipements de sécurité, une communication efficace et une bonne préparation en amont des déplacements contribuent à assurer la protection des salariés tout au long de leurs missions professionnelles.
Dans cette optique, la location de véhicules moyenne durée représente une solution idéale pour garantir des déplacements sécurisés avec des véhicules récents, bien entretenus et adaptés aux besoins des entreprises.
La gestion des risques liés aux voyages professionnels
Identifier et évaluer les risques associés aux déplacements professionnels est essentiel pour garantir la sécurité des salariés. Cela inclut les risques routiers, les menaces de violence et les contraintes liées aux voyages. L’élaboration d’un Document Unique de Sécurité permet d’anticiper ces dangers et d’adapter les mesures de prévention.
Les Travel Managers jouent un rôle clé en définissant des politiques de voyage sécurisées et en mettant en place des plans d’urgence pour réagir efficacement en cas de situation critique. Une politique de gestion des déplacements doit inclure les assurances, l’accès aux soins médicaux et un service d’assistance téléphonique disponible 24h/24.
Enfin, la prévention de la fatigue et du stress liés aux voyages est indispensable. L’intégration de pauses et de périodes de récupération permet de limiter les risques d’accidents et d’améliorer le bien-être des salariés en déplacement.
Les droits du salarié en déplacement
L’indemnisation des temps de trajet
Lorsqu’ils sont en déplacement professionnel, les salariés bénéficient d’une indemnisation pour les temps de trajet, mais certaines conditions s’appliquent. Comme précisé précédemment, le trajet quotidien entre le domicile et le lieu de travail habituel n’est pas considéré comme du temps de travail effectif, donc il n’est pas indemnisé.
Toutefois, si le trajet pour un déplacement professionnel est plus long que le trajet habituel, la différence peut être compensée par du repos ou un supplément de rémunération. De plus, si le déplacement a lieu en dehors des heures normales de travail, il peut être compté comme du temps de travail effectif, ouvrant droit à une rémunération adéquate. Les modalités de cette indemnisation sont souvent précisées dans les accords collectifs ou la convention collective de l’entreprise.
Les modalités de refus d’un déplacement par le salarié
Les déplacements professionnels font partie intégrante de certains postes, mais il existe des circonstances où un salarié peut légitimement refuser de se déplacer. Les motifs de refus doivent être justifiés et ne peuvent être arbitraires.
Voici quelques raisons acceptées :
- Motifs médicaux : si l’état de santé du salarié ne lui permet pas de voyager, il peut refuser un déplacement en fournissant un certificat médical justifiant son impossibilité. L’employeur ne peut pas l’obliger à se déplacer dans des conditions mettant sa santé en danger.
- Obligations familiales impérieuses : une situation personnelle urgente, comme la maladie d’un enfant ou d’un proche, peut constituer un motif valable de refus. Il est important d’en informer l’employeur par écrit pour formaliser la demande.
- Avance des frais de déplacement : si les frais de transport et d’hébergement doivent être avancés par le salarié, celui-ci peut refuser tant qu’un accord de prise en charge claire n’a pas été défini avec l’employeur.
- Sécurité du salarié : un déplacement qui présente un risque avéré pour la sécurité du salarié peut être refusé. L’employeur a l’obligation de garantir des conditions de voyage sûres.
Toutefois, un refus doit toujours être justifié et documenté pour éviter d’éventuelles sanctions. Un refus abusif ou sans motif légitime peut entraîner des mesures disciplinaires, allant d’un avertissement à une sanction plus lourde, comme une mise à pied ou un licenciement pour faute grave. Il est donc essentiel de bien connaître ses droits et d’échanger avec son employeur avant de prendre une décision.
Ce qu’il faut retenir :
Définition : un déplacement professionnel est une mission effectuée hors du lieu de travail habituel, mais il ne concerne pas les trajets domicile-travail.
Déplacement professionnel vs. voyage d’affaires :
- Un déplacement professionnel peut être ponctuel, sans nécessité d’hébergement.
- Un voyage d’affaires implique souvent un séjour prolongé avec hébergement.
Cadre légal :
- Limite de 90 jours consécutifs et 180 jours par an à l’étranger.
- Le temps de trajet n’est pas du temps de travail effectif, sauf s’il dépasse le trajet habituel domicile-travail.
Remboursement des frais :
- Transport, hébergement et restauration couverts par l’employeur.
- Possibilité d’indemnisation via un forfait ou sur justificatif.
- Plafonds repas : 19,40 € (restaurant) et 9,50 € (hors restaurant).
Sécurité et prévention :
- Obligation de l’employeur d’assurer des conditions de déplacement sûres.
- Mise en place de plans d’urgence et accès à un service d’assistance 24h/24.
- La location de véhicules moyenne durée est une solution efficace pour des trajets sécurisés et adaptés aux besoins professionnels.
Refus d’un déplacement : dans quels cas ?
- Motifs médicaux (certificat médical requis).
- Obligations familiales impérieuses (maladie d’un proche).
- Frais avancés par le salarié sans prise en charge prévue.
- Risque avéré pour la sécurité du salarié.
- Un refus non justifié peut entraîner des sanctions disciplinaires.
Bon à savoir : les Travel Managers et les politiques de voyage en entreprise jouent un rôle clé dans la gestion des déplacements professionnels pour assurer un cadre organisé et sécurisé.
Sources :
https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F20712
https://www.urssaf.fr/accueil/employeur/beneficier-exonerations/frais-professionnels.html