Tout savoir sur le remboursement des frais kilométriques par l’employeur

Si vous utilisez votre voiture personnelle pour le travail, vous vous demandez probablement si votre employeur doit couvrir vos frais kilométriques et à quel montant s’élève votre droit en indemnité kilométrique. Cet article offre un éclairage sur l’indemnité kilométrique, en abordant son principe, le cadre légal, les critères d’éligibilité, ainsi que le barème utilisé pour son calcul.

Qu’est-ce que l’indemnité kilométrique ?

Tandis que certains employeurs mettent à disposition des véhicules de fonction pour leurs salariés, d’autres choisissent de rembourser les frais kilométriques aux employés qui utilisent leur voiture personnelle pour des besoins professionnels. L’indemnité kilométrique, dans ce cas, représente le remboursement accordé par l’employeur pour couvrir les dépenses liées à l’utilisation du véhicule personnel dans le cadre du travail.

Elle a pour but de couvrir les coûts liés à l’utilisation de son véhicule pour le travail, incluant l’essence, l’entretien, l’assurance, et plus. Cette indemnité bénéficie d’une exonération de charges sociales et d’impôt sur le revenu, tant qu’elle ne dépasse pas les plafonds définis par le barème fiscal applicable.

Le versement de cette indemnité n’est pas systématiquement obligatoire. Il peut être requis dans certaines situations spécifiques, conformément à la loi ou à la convention collective. Le montant et la possibilité de la recevoir dépendent souvent d’un accord entre l’employeur et l’employé, ou sont déterminés par les directives de l’employeur. Cette indemnité peut être proposée en plus, ou en remplacement, de la prise en charge des frais de transports en commun ou du forfait mobilités durables.

Pour avoir droit à l’indemnité kilométrique, l’employé doit remplir divers critères et fournir une preuve de ses déplacements professionnels. Il doit aussi se conformer au barème kilométrique fixé par l’administration fiscale, qui varie selon la puissance du véhicule et les kilomètres effectués. Le calcul de l’indemnité se base sur le nombre de kilomètres parcourus multiplié par un coefficient spécifié dans le barème. Le versement de cette indemnité s’effectue généralement en même temps que le paiement du salaire.

Cadre légal et modalités d’application

L’indemnité kilométrique ne constitue pas un droit automatique pour les employés, mais plutôt une option à la discrétion de l’employeur. Aucune loi spécifique n’oblige l’employeur à fournir cette indemnité, sauf dans des situations particulières. L’employeur a la liberté de l’introduire, de la modifier ou de la retirer, tout en respectant le code du travail et les accords éventuels liés à la convention.

Elle peut être mise en place à travers un accord collectif, une pratique courante, une promesse de l’employeur ou un contrat de travail. L’indemnité doit être attribuée de manière équitable à tous les employés éligibles, en indiquant clairement sur la fiche de paie et déclarée auprès de l’Urssaf. Pour bénéficier d’une exonération des charges sociales et de l’impôt sur le revenu, elle doit respecter le barème fiscal des indemnités kilométriques.

Cette indemnité peut être combinée avec la prise en charge obligatoire des frais de transport public ou avec le forfait mobilités durables, sans dépasser les limites d’exonération autorisées. Elle peut également remplacer ces avantages, à la demande de l’employé ou si l’employeur le justifie par des motifs objectifs. Néanmoins, elle n’est pas cumulable avec les déductions forfaitaires spécifiques pour frais professionnels.

Conditions d’éligibilité et cas de figure

Pour être éligible à l’indemnité kilométrique, un salarié doit respecter plusieurs critères, à savoir :

• Utiliser son propre véhicule (voiture, moto ou vélo) pour les déplacements liés au travail ;
• Démontrer la nécessité de ce choix, due soit à l’indisponibilité ou l’éloignement des transports en commun, soit à des horaires de travail atypiques ;
• Fournir les justificatifs demandés par l’employeur, y compris ceux concernant le moyen de transport, la distance parcourue, la puissance fiscale du véhicule, et le nombre de déplacements réalisés ;
• Suivre le barème kilométrique établi par les autorités fiscales, qui dépend de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue.

Cette indemnité couvre différents types de déplacements :

• Entre le domicile et le lieu de travail, si l’usage des transports en commun n’est pas possible ;
• Entre le lieu de travail habituel du salarié et un autre site de travail, dans le cadre des exigences professionnelles ;
• Entre le lieu de travail et le centre de formation, dans le cas d’une formation suivie par le salarié au titre du développement des compétences ou du compte personnel de formation.

Il est important de noter que l’indemnité n’est pas accordée pour les trajets domicile-travail effectués en véhicule personnel pour des raisons de convenance personnelle, sans justificatif de contraintes liées aux transports en commun ou aux horaires de travail.

Le barème kilométrique : comprendre son fonctionnement

Le barème kilométrique est une méthode utilisée pour calculer de manière forfaitaire le coût kilométrique d’un véhicule lorsqu’il est employé à des fins professionnelles. Chaque année, l’administration fiscale ajuste ce barème en prenant en compte l’évolution des dépenses associées à l’usage d’un véhicule.

Le barème peut augmenter ou diminuer d’une année à l’autre en fonction de l’inflation ou des variations du prix du carburant. Par exemple, le barème de 2023 a été augmenté par rapport à celui de 2022 en réponse à la montée significative des prix du carburant. Pour un véhicule de 6 CV parcourant moins de 5 000 km, le tarif est passé de 0,574 € par kilomètre à 0,631 €, soit une hausse de près de 9,93%. Cela équivaut à une augmentation de 228 € pour 4 000 km parcourus, passant de 2 296 € à 2 524 €.

En outre, le barème kilométrique prend en compte les différents types de véhicules, proposant des évaluations spécifiques pour les voitures, les motocyclettes, les cyclomoteurs et les vélos. À noter que, depuis 2021, le barème pour les voitures électriques bénéficie d’une majoration de 20 % pour promouvoir la transition écologique.

Le barème kilométrique 2024 pour les voitures thermiques

Le barème kilométrique 2024 pour les voitures thermiques est le suivant :

Barème kilométrique spécifique pour les voitures électriques

Pour estimer vos frais de déplacement déductibles liés à l’usage d’un véhicule électrique, il suffit d’augmenter de 20 % la somme calculée via le barème kilométrique standard pour les véhicules thermiques.

Ce calcul prend en compte :

• la location de la batterie
• les frais de rechargement (consommation d’électricité)

Tout comme pour les voitures thermiques, il est possible d’ajouter à cette somme les frais d’intérêts sur emprunts, ainsi que les dépenses de stationnement et de péage.

Le barème kilométrique 2024 pour les deux-roues

La loi fait une distinction entre les différents types de véhicules à 2 roues :

• Les motocyclettes, capables d’atteindre une vitesse supérieure à 50 km/h et ayant une cylindrée excédant 50 cm3 ;
• Les cyclomoteurs, limités à une vitesse maximale de 45 km/h et une cylindrée n’excédant pas 50 cm3.

Retrouvez ci-dessous, le tableau du barème kilométrique 2024 pour les motocyclettes : 

Et le tableau du barème kilométrique 2024 pour les cyclomoteurs :

Calcul et paiement de l’indemnité kilométrique

Le calcul de l’indemnité kilométrique repose sur le barème publié annuellement par l’administration fiscale. Comme renseigné plus haut, ce barème est établi en fonction de la puissance fiscale du véhicule et des kilomètres parcourus.

La formule de calcul de l’indemnité kilométrique est donc :

Indemnité kilométrique = Nombre de kilomètres x Taux kilométrique

Nombre de kilomètres : il s’agit de la distance totale parcourue pour les déplacements professionnels. Cette distance doit être enregistrée et justifiée par le salarié.

Taux kilométrique : ce taux est déterminé par le barème fiscal en vigueur, qui varie selon la puissance fiscale du véhicule utilisé. Chaque catégorie de puissance fiscale a un taux différent, publié annuellement.

Prenons un exemple pour illustrer cette formule :

Supposons qu’un salarié ait parcouru 4500 kilomètres pour des déplacements professionnels avec une voiture thermique de 6 CV. Si le barème fiscal pour cette catégorie est de 0,665 € par kilomètre, alors l’indemnité calculée sera :

Indemnité kilométrique = 4500 km x 0,665 = 2992€

Ainsi, le salarié aura droit à une indemnité kilométrique de 2992 € pour ces déplacements.

FAQ

Comment calculer les frais kilométriques pour l’employeur ?

Pour déterminer les frais kilométriques à la charge de l’employeur, il est impératif d’utiliser le barème kilométrique diffusé annuellement par l’administration fiscale. Ce barème tient compte de plusieurs critères, parmi lesquels figurent la puissance fiscale du véhicule, son type et la distance totale parcourue. Ainsi, l’indemnité kilométrique s’obtient en multipliant le nombre de kilomètres effectués par le coefficient adéquat au type de véhicule employé.

Est-ce que l’employeur est tenu de compenser les frais kilométriques ?

En principe, l’employeur n’est pas obligatoirement tenu de rembourser les frais kilométriques encourus par un salarié utilisant son véhicule personnel pour des raisons professionnelles. Cette obligation ne se présente que dans le cadre d’une convention collective, un accord au sein de l’entreprise ou un contrat de travail spécifique. Le salarié doit fournir des justificatifs de ses dépenses et s’aligner sur le barème fiscal pour prétendre à une exonération de cotisations sociales ainsi que d’impôt sur le revenu.

Quel est le montant de l’indemnité kilométrique ?

Le montant de l’indemnité kilométrique est déterminé par le type de véhicule, sa puissance fiscale et le nombre de kilomètres parcourus. Un barème officiel, révisé et publié chaque année par l’administration fiscale, permet de calculer cette indemnité.