Tout savoir sur le remboursement des frais kilométriques par l’employeur

Qu’est-ce que l’indemnité kilométrique ?

Définition et objectifs de l’indemnité kilométrique

L’indemnité kilométrique (IK) est une somme versée par l’employeur pour compenser les frais engagés par un salarié ou un dirigeant d’entreprise lorsqu’il utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels. L’objectif de cette indemnité est de couvrir les dépenses liées à l’utilisation du véhicule, telles que le carburant, l’entretien, l’amortissement, et l’assurance, sans que le salarié ait à supporter ces coûts supplémentaires sur son propre budget.

Le principe est simple : lorsque l’employé utilise son véhicule personnel pour des missions liées à son travail, l’employeur doit le rembourser selon un barème fiscal, basé sur la distance parcourue et la puissance du véhicule.

Qui est éligible à l’indemnité kilométrique ?

Tous les salariés ou dirigeants d’entreprise qui utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles peuvent prétendre à l’indemnité kilométrique. Cela inclut non seulement les voitures mais aussi les deux-roues (motos, scooters) et les vélos dans certaines situations. Cependant, les trajets effectués pour des raisons personnelles, comme des déplacements vers la famille ou des vacances, ne sont pas éligibles au remboursement.

Différence entre indemnité kilométrique et frais de déplacement

Il est important de ne pas confondre l’indemnité kilométrique et les frais de déplacement. Bien que ces deux notions soient liées aux déplacements professionnels, elles couvrent des aspects différents.

• Les frais de déplacement englobent une gamme plus large de dépenses, incluant notamment :
  • Les billets de train ou d’avion pour les déplacements interurbains ou internationaux.
  • Les frais de péage pour l’utilisation d’autoroutes ou de routes à péage.
  • Les frais d’hébergement lors des voyages d’affaires (hôtel, logement temporaire).
  • Les repas ou autres dépenses liées au séjour professionnel.
• L’indemnité kilométrique : elle concerne uniquement les frais associés à l’utilisation d’un véhicule personnel (voiture, moto, scooter, etc.) dans le cadre de déplacements professionnels. Ce remboursement est basé sur un barème officiel calculé selon la distance parcourue et la puissance du véhicule, et il couvre des coûts comme le carburant, l’entretien, l’amortissement du véhicule, et l’assurance.

En résumé, l’indemnité kilométrique est une partie des frais de déplacement, mais elle se concentre spécifiquement sur l’utilisation du véhicule personnel, tandis que les frais de déplacement incluent une gamme plus vaste de dépenses professionnelles.

Les conditions de remboursement des frais kilométriques

Déplacements professionnels uniquement

Les frais kilométriques sont remboursés uniquement pour les déplacements effectués dans le cadre professionnel. Cela signifie que si un salarié utilise son véhicule personnel pour une mission professionnelle, il peut être remboursé selon le barème en vigueur. En revanche, les trajets domicile-travail ne sont pas pris en charge, sauf dans des circonstances exceptionnelles où aucun moyen de transport public n’est disponible, ou lorsque la distance est trop importante pour être parcourue à pied.

Les véhicules concernés (voitures, motos, scooters)

L’indemnité kilométrique peut être versée pour plusieurs types de véhicules :

• Voitures personnelles : ce sont les véhicules les plus couramment utilisés pour les déplacements professionnels.
• Motos et scooters : ces véhicules sont également concernés, sous réserve que la cylindrée dépasse 50 cm3 pour les motos et scooters.
• Vélos : depuis 2016, les déplacements à vélo peuvent également bénéficier d’une indemnité spécifique (IKV), avec des montants définis par l’administration fiscale.

Exclusion des trajets domicile-travail

Comme mentionné précédemment, les trajets effectués entre le domicile et le lieu de travail ne sont pas remboursés dans le cadre des indemnités kilométriques, sauf si certaines conditions sont réunies (absence de transport public ou distance importante). Dans ce cas, les frais peuvent être pris en charge par l’employeur, mais ne relèvent pas des indemnités kilométriques classiques.

Justificatifs nécessaires pour le remboursement

Pour bénéficier du remboursement des frais kilométriques, le salarié doit fournir des justificatifs à son employeur, tels que :

• La distance parcourue.
• La nature du véhicule utilisé (voiture, moto, scooter).
• La puissance fiscale du véhicule.
• Les dates et lieux des missions effectuées.

Ces justificatifs peuvent inclure des notes de frais ou des détails d’itinéraire, qui permettront de valider les trajets effectués à des fins professionnelles.

Le barème kilométrique 2025 : calcul et application

Barème pour les voitures

Le barème kilométrique 2025 publié par l’administration fiscale est calculé en fonction de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue. Ce barème permet de déterminer le montant des indemnités kilométriques que l’employeur doit rembourser pour les trajets effectués avec un véhicule personnel.

Voici un exemple de barème pour les voitures, selon la puissance fiscale et la distance annuelle parcourue :

Le montant est calculé par kilomètre parcouru et ajusté en fonction de la distance annuelle parcourue. Il est donc essentiel de suivre le nombre de kilomètres effectués à des fins professionnelles pour déterminer précisément l’indemnité à verser.

Barème pour les motos et scooters

Le barème kilométrique pour les motos et scooters varie selon la puissance du moteur et la distance parcourue. Voici un tableau des indemnités en fonction de la cylindrée :

Les motos et scooters bénéficient également d’une indemnité kilométrique calculée sur la base de la distance parcourue et de la puissance du moteur.

Cas particulier des véhicules électriques

Les véhicules électriques bénéficient d’un traitement particulier dans le barème kilométrique. En effet, leur indemnité kilométrique est majorée de 20% par rapport aux barèmes classiques. Cette majoration vise à encourager l’utilisation de véhicules respectueux de l’environnement.

Le calcul se fait de la même manière que pour les autres véhicules, mais avec une augmentation du montant par kilomètre parcouru. Par exemple, pour une voiture électrique de 5 CV, le montant de l’indemnité pour un trajet de 5 000 km serait calculé avec une majoration de 20% par rapport au barème standard.

Exonérations fiscales et sociales des indemnités kilométriques

Exonération d’impôt sur le revenu

​​Les indemnités kilométriques, lorsqu’elles sont calculées selon le barème officiel, sont exonérées d’impôt sur le revenu. Cela signifie que les salariés ne seront pas imposés sur le montant des indemnités versées par l’employeur pour couvrir les frais liés à l’utilisation de leur véhicule personnel. Cependant, pour que ces indemnités soient exonérées, elles doivent répondre à plusieurs critères :

• Les déplacements doivent être effectués dans un cadre professionnel.
• Le montant doit respecter les limites du barème fixé chaque année par l’administration fiscale.
• Les frais doivent être réels et justifiés par des documents adéquats.

En revanche, les frais de transport entre le domicile et le lieu de travail ne sont pas exonérés, sauf dans des conditions exceptionnelles. Ces frais, bien que remboursés par l’employeur, seront soumis à l’impôt sur le revenu.

Conditions d’exonération des charges sociales

Les indemnités kilométriques peuvent également être exonérées de charges sociales (patronales et salariales) si elles respectent certaines conditions :

• Le montant versé doit être conforme au barème officiel.
• Le véhicule utilisé doit être personnel et affecté exclusivement à des missions professionnelles.
• Les justificatifs doivent être fournis pour prouver que le déplacement a bien été effectué dans un cadre professionnel.

Lorsque ces conditions sont respectées, l’indemnité kilométrique est exonérée de charges sociales, ce qui permet à l’employeur et au salarié d’éviter des cotisations supplémentaires.

En cas de dépassement du barème

Si l’indemnité kilométrique dépasse le barème prévu par l’administration fiscale ou si les justificatifs sont insuffisants, la différence sera considérée comme un avantage en nature et sera soumise à des charges sociales et à l’impôt sur le revenu. Cela peut augmenter le coût pour l’employeur et réduire le net perçu par le salarié.

L’indemnité kilométrique vélo (IKV) : une option à ne pas négliger

Remboursement des déplacements à vélo

Depuis 2016, les déplacements à vélo pour se rendre au travail bénéficient d’une indemnité kilométrique spécifique, appelée l’Indemnité Kilométrique Vélo (IKV). Cette indemnité vise à encourager l’utilisation du vélo comme moyen de transport durable, tout en contribuant à réduire les coûts de transport pour les salariés. L’employeur peut ainsi rembourser une partie des frais engagés pour les trajets à vélo effectués à titre professionnel.

Montant de l’indemnité kilométrique vélo

L’indemnité kilométrique vélo est fixée à 25 centimes d’euro par kilomètre parcouru, avec un plafond de 500 € par an pour les salariés du secteur privé et 200 € par an pour ceux du secteur public. 

Ce montant peut être cumulé avec d’autres remboursements, comme ceux des transports en commun, mais uniquement si ces indemnités ne s’appliquent pas à un même trajet. Cela permet de favoriser l’usage du vélo tout en maintenant une certaine flexibilité pour les salariés utilisant plusieurs moyens de transport pour se rendre au travail.

Cumul avec le remboursement des transports en commun

L’IKV peut être cumulée avec le remboursement des abonnements aux transports en commun, mais les indemnités ne peuvent pas se superposer pour un même trajet. Par exemple, si un salarié utilise son vélo pour se rendre à la gare, puis prend le train pour son trajet professionnel, l’indemnité vélo peut être versée pour la première partie du trajet, tandis que l’abonnement au train peut être remboursé séparément. Ce système permet de promouvoir une mobilité durable et offre aux salariés une plus grande liberté dans le choix de leurs modes de transport.

Forfait Mobilité Durable (FMD) et vélo

Le Forfait Mobilité Durable (FMD), instauré pour encourager les modes de transport écologiques, permet de couvrir une large gamme de moyens de transport, y compris le vélo. Le FMD est exonéré de charges sociales et fiscales et peut s’élever jusqu’à 600 € par an en 2025. Ce forfait peut être utilisé pour financer l’IKV, mais aussi d’autres moyens de transport comme les trottinettes, le covoiturage, et l’autopartage.

Le FMD simplifie ainsi la gestion des déplacements durables en entreprise, en permettant une prise en charge flexible et sans justification détaillée pour chaque mode de transport, tant que l’utilisation reste conforme à l’objectif de mobilité durable.

Comment les entreprises peuvent déduire les indemnités kilométriques ?

Déduction fiscale pour l’entreprise

Les entreprises peuvent déduire les indemnités kilométriques versées à leurs salariés de leur résultat imposable, ce qui permet de réduire la base sur laquelle elles seront soumises à l’impôt sur les sociétés. Cependant, cette déduction est possible uniquement si les frais kilométriques sont engagés dans l’intérêt professionnel et sont justifiés correctement par des documents appropriés, tels que : 

• des notes de frais 
• des relevés de kilométrage 
• des justificatifs de missions

Cela permet à l’entreprise de réduire son imposition tout en prenant en charge les frais de déplacement de ses employés.

Conditions à respecter pour la déduction des frais

Pour que les indemnités kilométriques soient déduites du résultat fiscal de l’entreprise, plusieurs conditions doivent être respectées :

• L’utilisation du véhicule doit être exclusivement professionnelle.
• Les frais doivent être réellement engagés pour l’activité professionnelle, et non pour des déplacements personnels.
• Les justificatifs doivent être fournis pour prouver que les déplacements sont effectués dans un cadre professionnel (trajets vers des clients, pour des missions, etc.).
• L’entreprise doit utiliser le barème fiscal mis à jour chaque année pour calculer les montants des indemnités kilométriques.

Impact sur le résultat imposable de l’entreprise

Les indemnités kilométriques constituent une charge déductible pour l’entreprise, ce qui permet de diminuer le résultat imposable et donc le montant de l’impôt à payer. 

En revanche, si les frais sont mal justifiés ou si l’entreprise dépasse les plafonds du barème fiscal, les sommes excédentaires peuvent être réintégrées dans le résultat imposable, ce qui entraîne une augmentation de l’impôt à payer. Cela souligne l’importance d’une gestion rigoureuse des remboursements et de la documentation.

FAQ : questions fréquentes

Est-ce que le patron doit payer les frais kilométriques ?

Oui, l’employeur doit rembourser les frais kilométriques pour les déplacements professionnels effectués avec le véhicule personnel d’un salarié, selon un barème fixé par l’administration fiscale.

Comment calculer les frais kilométriques ?

Les frais kilométriques sont calculés en fonction de la distance parcourue et de la puissance fiscale du véhicule. L’administration fiscale publie un barème chaque année, prenant en compte ces éléments pour déterminer le montant à rembourser par kilomètre.

Quel est le tarif du remboursement kilométrique par l’employeur ?

Le tarif varie selon la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue. Par exemple, pour une voiture de 5 CV, le tarif est de 0,636 €/km pour les premiers 5 000 km. Les montants exacts sont définis dans le barème annuel de l’URSSAF.