Aller au contenu 
Frais kilométriques : comment ça marche et qui est concerné ?
Le système des indemnités kilométriques repose sur un principe de remboursement forfaitaire. Plutôt que de compiler chaque facture réelle (essence, assurance, usure des pneus, entretien), l’administration propose un « barème kilométrique » officiel. Ce tarif au kilomètre est censé couvrir l’ensemble des coûts liés à l’usage du véhicule (dépréciation, carburant, assurance, entretien). Pour comprendre en détail les règles de calcul et les conditions d’éligibilité, nous vous invitons à consulter notre guide complet sur l’indemnité kilométrique de votre employeur.
Attention au double remboursement : puisque le barème couvre déjà le carburant et l’assurance, il est strictement interdit de se faire rembourser ces frais à part. En revanche, les frais de péage et de stationnement ne sont pas inclus dans le barème et peuvent être remboursés sur justificatifs (tickets) en complément des indemnités.
En 2026, ce barème varie selon la puissance fiscale du véhicule (jusqu’à 7 CV maximum fiscalement admis) et la distance totale parcourue dans l’année. Une spécificité importante est maintenue : les véhicules électriques bénéficient d’une majoration de 20 % sur le montant de l’indemnité pour encourager la transition écologique. Si vous roulez « propre », assurez-vous de bien appliquer ce bonus en lisant notre article dédié à l’indemnité kilométrique électrique.
Ce dispositif s’adresse à deux types de profils :
- Les salariés utilisant leur véhicule personnel pour des missions professionnelles (hors trajet domicile-travail classique, sauf cas particuliers).
- Les dirigeants assimilés salariés ou TNS (Président de SAS, Gérant de SARL…) qui choisissent de ne pas acheter de véhicule de société et d’utiliser leur voiture privée.
Dans tous les cas, une condition est impérative : le bénéficiaire doit être propriétaire du véhicule (carte grise à son nom) et pouvoir prouver la réalité des déplacements.
Les mentions obligatoires sur votre justificatif de frais
Pour être valable aux yeux de l’Urssaf, le justificatif de frais kilométriques (souvent présenté sous forme de tableau Excel ou via un logiciel de gestion) doit être d’une précision chirurgicale. L’administration refuse les forfaits globaux du type « Forfait déplacements mars : 500 km ». Chaque kilomètre doit être justifié ligne par ligne.
Voici les trois catégories d’informations qui doivent impérativement y figurer.
Les informations relatives au véhicule
Avant même de lister les trajets, le document doit identifier clairement le véhicule utilisé. C’est cette identification qui permet de valider le coefficient du barème appliqué.
Le justificatif doit mentionner :
- L’immatriculation du véhicule.
- La puissance fiscale (en CV) : c’est elle qui détermine la colonne du barème à utiliser (3 CV, 4 CV, 5 CV, etc.).
- Le type de motorisation : information essentielle en 2026 pour justifier l’application de la majoration de 20 % réservée aux véhicules électriques.
Le détail de chaque déplacement
Chaque ligne de votre tableau de suivi doit correspondre à un trajet unique. Il est interdit de regrouper plusieurs jours. Pour chaque déplacement, vous devez indiquer :
- La date précise (jour/mois/année).
- Le lieu de départ et le lieu d’arrivée : soyez précis (ex: « Siège social Paris » vers « Usine Lyon »).
- Le kilométrage exact parcouru : n’arrondissez pas systématiquement à la dizaine supérieure, cela éveille les soupçons des contrôleurs.
La justification du motif professionnel
C’est le point sur lequel les redressements sont les plus fréquents. Une simple mention « Rendez-vous client » ou « Prospection » est jugée insuffisante car trop vague.
Pour prouver le caractère professionnel de vos déplacements, vous devez préciser le nom de l’entreprise visitée ou du client rencontré.
Exemple valide : « Présentation offre commerciale – Société XYZ à Bordeaux ».
Exemple à risque : « Tournée sud-ouest ».
Quels documents annexes devez-vous conserver ?
Remplir un tableau Excel avec les dates et les kilomètres est une étape nécessaire, mais elle est seulement déclarative. En cas de contrôle, l’inspecteur cherchera à vérifier la véracité de vos déclarations. Pour cela, il vous demandera des preuves tangibles. Voici les documents que vous devez impérativement archiver.
La copie de la carte grise : le document pivot
C’est la pièce maîtresse du dossier. Sans elle, aucun remboursement d’indemnités kilométriques n’est possible. L’entreprise doit conserver une copie de la carte grise (certificat d’immatriculation) de chaque véhicule utilisé par ses salariés ou dirigeants.
Ce document permet de vérifier deux éléments fondamentaux :
- La propriété : le véhicule appartient bien au salarié (ou à son conjoint).
- La puissance fiscale : elle valide que le barème appliqué (3 CV, 5 CV, etc.) correspond bien à la réalité du véhicule. Si vous déclarez une 7 CV alors que la carte grise indique 4 CV, le redressement portera sur la différence perçue à tort.
Les preuves de réalité du trajet
Comment prouver que vous étiez bien à Marseille le 12 mars pour le travail ? L’administration apprécie le recoupement d’informations. Vous devez conserver tous les éléments externes qui attestent de votre déplacement :
- Tickets de péage et de stationnement : même si vous ne demandez pas leur remboursement (car parfois inclus dans le forfait selon les accords d’entreprise, bien que fiscalement ils soient remboursables en sus), gardez-les. Ils prouvent le passage du véhicule à une heure et un lieu précis.
- L’agenda professionnel : vos emails de confirmation de rendez-vous ou votre calendrier (Outlook, Google Agenda) servent de preuve pour justifier le motif professionnel mentionné dans votre relevé de frais.
Combien de temps garder ses justificatifs ?
La prudence est de mise. Les délais de prescription diffèrent selon les organismes :
- Pour l’Urssaf (Social) : le contrôle peut porter sur les 3 dernières années civiles en plus de l’année en cours.
- Pour l’Administration Fiscale (Impôts) : le délai de reprise est généralement de 3 ans, mais peut s’étendre jusqu’à 6 ans selon les cas.
Conservez tous vos justificatifs (notes de frais, copies de cartes grises, tickets) pendant 6 ans minimum. La numérisation à valeur probante (scan via une application certifiée) est aujourd’hui admise et fortement recommandée pour éviter l’effacement de l’encre sur les tickets papier.
Quels sont les risques en cas de justificatifs absents ou incomplets ?
Ne sous-estimez jamais l’impact d’un contrôle. L’administration ne se contente pas de la bonne foi : la charge de la preuve incombe toujours à l’employeur. Si vos justificatifs sont jugés défaillants (pas de motif, kilométrage incohérent, absence de carte grise), la double sanction est immédiate : sociale et fiscale.
H3 : La requalification en avantage en nature par l’Urssaf
C’est le risque principal. Les indemnités kilométriques sont exonérées de cotisations sociales car elles sont considérées comme un remboursement de frais.
Si le contrôleur Urssaf estime que les justificatifs sont insuffisants, il requalifie ces sommes en salaire déguisé ou en avantage en nature.
Les conséquences financières sont lourdes :
- L’entreprise doit payer rétroactivement toutes les cotisations sociales (patronales et salariales) sur les montants versés.
- Des pénalités de retard et des majorations sont appliquées.
- Pour le salarié, cela peut augmenter son net imposable et entraîner un rappel d’impôt sur le revenu.
H3 : Le refus de déduction fiscale pour l’entreprise
Au-delà des sanctions sociales de l’Urssaf, l’administration fiscale peut également remettre en cause la validité de ces frais sur le plan comptable. Pour qu’une dépense soit légalement déductible du résultat de l’entreprise et diminue ainsi l’impôt dû, elle doit être irréfutablement justifiée. Si les inspecteurs rejettent vos indemnités kilométriques pour défaut de preuves, ces sommes seront automatiquement réintégrées dans le bénéfice imposable de l’entreprise. Cette rectification mécanique entraîne non seulement un supplément d’Impôt sur les Sociétés (IS) à régler, mais expose également la structure à des intérêts de retard pour les exercices concernés.
FAQ – Réponses aux questions fréquentes
Puis-je me faire rembourser les péages en plus des indemnités kilométriques ?
Oui, tout à fait. Le barème kilométrique de l’administration couvre l’usure du véhicule, l’assurance, les pneus et le carburant, mais il n’inclut pas les frais de stationnement ni les péages d’autoroute. Ces dépenses peuvent donc faire l’objet d’un remboursement distinct pour leur montant réel, à condition de fournir les tickets ou factures correspondants en complément de votre relevé kilométrique.
La carte grise doit-elle obligatoirement être à mon nom ?
Pas nécessairement, mais le lien de propriété doit être clair. L’administration accepte le versement d’indemnités si le véhicule appartient à votre conjoint(e) ou partenaire de PACS, car il fait partie des biens du foyer fiscal. En revanche, vous ne pouvez pas demander d’indemnités pour un véhicule prêté par un ami ou un parent éloigné, car vous ne supportez pas personnellement les coûts d’usure et d’assurance couverts par le barème.
Un simple tableau Excel imprimé suffit-il comme justificatif ?
En théorie oui, mais c’est risqué. Un tableau Excel est modifiable à l’infini et ne constitue pas une preuve à valeur probante en soi. Pour qu’il soit accepté lors d’un contrôle, il doit être irréprochable (détail précis de chaque trajet) et surtout corroboré par des éléments externes comme votre agenda professionnel ou des tickets de péage prouvant votre présence sur les lieux. La numérisation via une application dédiée reste la solution la plus sécurisée aujourd’hui.
Comment gérer les frais en cas de covoiturage entre collègues ?
Si plusieurs salariés partagent le même véhicule pour un déplacement professionnel, seul le propriétaire du véhicule (celui qui supporte l’usure et les charges) peut prétendre aux indemnités kilométriques. Le passager ne peut rien réclamer. Il est donc interdit de « diviser » les kilomètres ou de faire deux déclarations pour le même trajet, ce qui constituerait une fraude aux cotisations sociales.