Que vous soyez salarié ou employeur, bien comprendre la différence entre un véhicule de fonction et un véhicule de service est indispensable. Avant de faire un choix, il est important de peser les avantages et les inconvénients de chaque option. Vous vous demandez quels sont leurs atouts et leurs inconvénients, et surtout, lequel conviendrait le mieux à vos besoins ?
Dans cet article, nous expliquons les particularités, les implications fiscales et les coûts associés à ces deux types de mobilité professionnelle offerts par les entreprises. De plus, nous vous donnerons des recommandations pour vous aider à faire le meilleur choix en fonction de votre situation professionnelle et de vos objectifs.

Comprendre la différence entre véhicule de fonction et de service

La distinction entre un véhicule de fonction et un véhicule de service est importante avant de prendre une décision. La mise à disposition de ces véhicules aux salariés pour un usage professionnel et/ou personnel varie selon les modalités fiscales et de cotisations sociales. Ces catégories de véhicules ne partagent pas les mêmes règles et ne satisfont pas les mêmes exigences.

Définition et utilisation d’un véhicule de fonction

Un véhicule de fonction est accordé à un salarié comme un avantage supplémentaire. Cela permet au salarié d’utiliser le véhicule pour des activités professionnelles tout comme pour des besoins personnels, y compris en dehors des heures de travail, durant les vacances et les congés payés, avec la possibilité de le prêter.
Ce type de véhicule est inclus dans le contrat de travail et constitue une part de la rémunération du salarié. L’employeur couvre tous les coûts associés (achats, location, maintenance, assurance, carburant, etc.).
En échange, le salarié doit déclarer cet avantage aux impôts et payer des cotisations sociales sur sa valeur.

Définition et utilisation d’un véhicule de service

Un véhicule de service est fourni au salarié exclusivement pour ses déplacements professionnels. Il ne peut l’utiliser à des fins personnelles, à moins d’un accord spécifique de l’employeur pour les trajets domicile-travail. Le véhicule de service est utilisé uniquement pendant le temps de travail.

Le véhicule de service n’est pas mentionné dans le contrat de travail, ne fait pas partie de la rémunération du salarié et n’est donc pas sujet aux impôts ou aux cotisations sociales. Il peut être attribué individuellement ou partagé entre plusieurs employés.
L’employeur prend en charge les coûts liés au véhicule, à l’exception du carburant pour les trajets domicile-travail.

Évaluer l’impact fiscal et les coûts pour l’employeur et l’employé

La décision d’opter pour un véhicule de fonction ou de service entraîne des implications fiscales et financières notables tant pour l’employeur que pour l’employé. L’entreprise a également des responsabilités légales en cas d’infraction au Code de la route commise par un salarié utilisant un véhicule de fonction. Comprendre ces conséquences est nécessaire pour un choix éclairé.

Fiscalité du véhicule de fonction : avantage en nature

Considéré comme un avantage en nature, le véhicule de fonction doit être déclaré par le salarié dans ses revenus comme un supplément de rémunération.
L’évaluation de cet avantage peut se faire selon deux approches :

  • Méthode d’évaluation forfaitaire : application d’un barème kilométrique fixé par les autorités fiscales, dépendant de la puissance fiscale du véhicule et du kilométrage parcouru.
  • Méthode d’évaluation réelle : calcul du coût réel de la voiture (acquisition, location, maintenance, assurance, etc.) avec une répartition entre l’utilisation professionnelle et personnelle en fonction du kilométrage.

À noter : le salarié est également soumis à des cotisations sociales sur la valeur de cet avantage. Cependant, les modalités de calcul peuvent varier en fonction de l’utilisation du véhicule. Par exemple, si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles, la part soumise à cotisations sociales pourrait être réduite. De plus, l’employeur doit également inclure la valeur de cet avantage dans le calcul de la masse salariale soumise aux cotisations sociales patronales.

Enfin, les entreprises doivent payer la taxe sur les véhicules de sociétés (TVS), qui s’applique aux voitures de fonction mises à disposition des salariés.

Fiscalité du véhicule de service : limitations et obligations

Le véhicule de service, n’étant pas un avantage en nature, ne requiert ni déclaration de revenus complémentaire pour le salarié, ni paiement de cotisations sociales. Cependant, la voiture de service impose des limitations et obligations fiscales spécifiques. Le salarié est soumis à des restrictions et doit :

  • Éviter son usage personnel : l’utilisation du véhicule doit être strictement limitée aux déplacements professionnels. Les trajets domicile-travail peuvent être autorisés, mais toute autre utilisation personnelle est interdite.
  • Maintenir un carnet de bord détaillé : un carnet de bord doit être tenu pour documenter tous les déplacements professionnels. Ce carnet doit inclure la date, le motif du déplacement, les lieux de départ et d’arrivée, ainsi que le kilométrage parcouru.
  • Couvrir les frais de carburant pour les trajets domicile-travail : les frais de carburant pour les trajets domicile-travail sont à la charge du salarié, sauf si l’employeur décide de les prendre en charge. Si l’employeur les prend en charge, cela peut être considéré comme un avantage en nature et soumis à cotisations sociales.

De plus, il est important pour les entreprises de s’assurer que l’utilisation du véhicule de service est conforme aux règles fiscales pour éviter toute requalification en avantage en nature par l’administration fiscale.

Coûts pour l’employeur : avantages et inconvénients économiques

Lorsqu’un employeur décide de mettre à disposition un véhicule de fonction ou de service, il doit prendre en compte divers coûts et implications économiques. Chaque option présente des avantages et des inconvénients qu’il est nécessaire d’évaluer pour faire le choix le plus approprié en fonction des besoins de l’entreprise et des salariés.

Véhicule de fonction : avantages et inconvénients économiques

Les véhicules de fonction sont attrayants pour les salariés et peuvent aider à attirer et retenir des talents, notamment pour les postes de cadres et commerciaux. Ils simplifient la gestion administrative puisque tous les coûts (entretien, assurance, carburant) sont pris en charge par l’employeur, et peuvent améliorer l’image de l’entreprise.
Cependant, ils représentent une charge financière importante en raison des coûts d’achat, d’entretien et de la taxe sur les véhicules de sociétés (TVS). La gestion des avantages en nature implique des calculs fiscaux précis et l’entreprise est responsable des infractions au Code de la route commises par les salariés.

Véhicule de service : avantages et inconvénients économiques

Les véhicules de service sont souvent moins coûteux car ils sont utilisés exclusivement pour des déplacements professionnels, et il n’y a pas de cotisations sociales ou d’impôts supplémentaires à gérer. Ils permettent une utilisation optimale, pouvant être partagés entre plusieurs employés.
Toutefois, leur utilisation strictement professionnelle peut être perçue comme une contrainte, réduisant ainsi l’attractivité pour les salariés. L’employeur doit mettre en place des mécanismes de suivi, comme des carnets de bord, et les frais de carburant pour les trajets domicile-travail sont souvent à la charge des salariés, ce qui peut entraîner du mécontentement.

Choisir entre véhicule de fonction et de service selon vos besoins

Lorsque vient le moment de choisir entre un véhicule de fonction et un véhicule de service, il est essentiel de prendre en compte divers facteurs pour déterminer l’option qui répondra le mieux aux besoins de votre entreprise.

Besoins en mobilité professionnelle et personnelle

La première considération est la nature de vos besoins en mobilité. Un véhicule de service est idéal pour les employés ayant principalement des déplacements professionnels, avec une utilisation limitée pour les trajets domicile-travail si l’employeur le permet. En revanche, un véhicule de fonction offre une plus grande flexibilité, incluant l’usage personnel, ce qui peut être avantageux pour ceux qui n’ont pas de véhicule personnel ou qui ont des besoins de mobilité plus importants. Évaluez la fréquence, la distance et les motifs de vos déplacements ainsi que le nombre de passagers pour faire un choix éclairé.

Implications fiscales et financières

Un véhicule de service n’entraîne pas de charges fiscales supplémentaires pour le salarié, sauf pour certaines obligations comme le paiement du carburant pour les trajets domicile-travail. En revanche, un véhicule de fonction est considéré comme un avantage en nature et doit être déclaré comme un revenu supplémentaire, soumis à l’impôt et aux cotisations sociales. Pour les salariés avec une imposition élevée, un véhicule de fonction peut offrir des avantages, notamment si une réduction d’impôt est possible.

Du côté de l’employeur, il faut tenir compte du coût d’achat ou de location, de l’entretien, de l’assurance et du carburant. La taxe sur les véhicules de société (TVS) s’applique également aux véhicules de fonction, mais ces coûts peuvent être déduits du résultat imposable, rendant cet investissement potentiellement avantageux en termes de fidélisation des employés et d’image de marque.

Ce qu’il faut retenir

Il est clair désormais que la décision de choisir entre un véhicule de fonction et un véhicule de service mérite une attention particulière. Cette décision doit prendre en compte de multiples aspects tels que le type d’emploi, les besoins en déplacement, ainsi que les répercussions fiscales et économiques.

Un véhicule de fonction offre une flexibilité accrue et peut être perçu comme un avantage attractif par les salariés, mais il implique des coûts élevés et des responsabilités supplémentaires pour l’employeur. En revanche, un véhicule de service, plus économique, est strictement réservé à l’usage professionnel et nécessite un suivi rigoureux pour éviter les usages personnels non autorisés.

Pour prendre la meilleure décision, il est essentiel de bien évaluer les besoins spécifiques de l’entreprise et des salariés, les coûts impliqués, et les implications fiscales de chaque option. Informez-vous minutieusement et pesez le pour et le contre avant de choisir la solution la plus adaptée à vos besoins professionnels et économiques.