Véhicule de société : quels avantages et inconvénients ?

Cette section vise à clarifier la notion de véhicule de société, identifier les différents types concernés et établir la différence avec le véhicule de fonction.

Définition et types de véhicules concernés

Un véhicule de société est un véhicule dont la société est soit le propriétaire inscrit sur le certificat d’immatriculation, soit le locataire dans le cadre d’un contrat de location longue durée ou encore location moyenne durée. Ce véhicule est destiné à l’usage professionnel de certains salariés pour leurs déplacements liés au travail.

Ces véhicules peuvent être aussi bien des utilitaires que des véhicules de tourisme tels que des berlines ou des citadines. Ils doivent être utilisés exclusivement pour le travail, sans aucun usage personnel, ni en dehors des heures de travail.

Le véhicule doit être garé sur le parking de l’entreprise en dehors des heures de travail, à moins d’une autorisation écrite de l’employeur.

La différence entre véhicule de société et véhicule de fonction

La distinction principale entre un véhicule de société et un véhicule de fonction réside dans les modalités d’utilisation accordées par l’entreprise au salarié. Alors que le véhicule de société est strictement réservé à un usage professionnel, le véhicule de fonction offre une plus grande souplesse, puisqu’il peut être utilisé aussi bien pour les besoins professionnels que personnels du salarié.

Concrètement, un véhicule de société doit être utilisé uniquement pour les missions directement liées aux activités de l’entreprise. Il s’agit typiquement de déplacements pour rencontrer des clients, assister à des réunions ou transporter des équipements professionnels. En dehors de ces situations, l’utilisation du véhicule est généralement proscrite, et il doit être stationné sur le site de l’entreprise lorsque non utilisé.

En contraste, un véhicule de fonction est alloué à un employé non seulement pour ses tâches professionnelles mais aussi pour ses déplacements privés. Cela inclut les trajets quotidiens entre le domicile et le lieu de travail ainsi que toute autre utilisation personnelle. Cette double fonctionnalité fait du véhicule de fonction un avantage en nature qui peut entraîner des bénéfices fiscaux et sociaux à considérer tant pour l’employeur que pour l’employé.

De plus, alors que le véhicule de société est souvent partagé entre plusieurs employés selon les besoins de l’entreprise, un véhicule de fonction est généralement attribué à un employé spécifique et peut être personnalisé à ses besoins et préférences. Cette individualisation renforce le statut du véhicule de fonction comme bénéfice supplémentaire accordé par l’employeur pour valoriser un poste ou récompenser un employé pour son engagement dans l’entreprise.

Ces différences soulignent non seulement des conditions d’utilisation distinctes mais aussi des implications administratives et légales variées pour chaque type de véhicule, qui doivent être clairement définies dans les politiques internes de la société et les contrats de travail des employés.

Les avantages d’avoir un véhicule de société

Avantages du point de vue de l’entreprise

L’intégration d’un véhicule de société au sein de l’entreprise offre de multiples bénéfices qui facilitent son fonctionnement quotidien et renforcent son image de marque. Voici une présentation détaillée de ces avantages :

Facilitation des déplacements professionnels : un véhicule de société est primordial pour assurer les déplacements nécessaires aux activités professionnelles, tels que les rendez-vous avec les clients, les sessions de formation ou les réunions importantes. Cela garantit une disponibilité et une réactivité optimale de l’équipe en toutes circonstances.

Protection contre les litiges : en fournissant des véhicules de société, l’entreprise évite que les employés aient à utiliser leurs propres voitures, ce qui diminue les risques de litiges relatifs aux incidents pouvant survenir pendant les déplacements professionnels.

Flexibilité accrue : les imprévus sont monnaie courante dans le monde des affaires. Disposer de véhicules de société offre une flexibilité sans égale, éliminant le besoin de recourir à la location de voitures ou au covoiturage lors de tels événements.

Amélioration de l’efficacité opérationnelle : utiliser un véhicule de société aide à réduire significativement les temps de trajet, les frais de parking et les contraintes horaires, ce qui augmente l’efficacité générale de l’entreprise.

Projection d’une image professionnelle : l’image de marque de l’entreprise est également renforcée. Un parc de véhicules modernes et bien entretenus projette une image dynamique et professionnelle, essentielle pour attirer et retenir les clients.

Réduction des coûts : les coûts associés à l’achat, l’entretien, l’assurance et la revente des véhicules peuvent être considérablement réduits grâce aux conditions préférentielles négociées par l’entreprise.

Avantages fiscaux : les véhicules de société peuvent également offrir des avantages fiscaux intéressants, tels que la possibilité de déduire une partie du prix d’achat et des frais d’utilisation du véhicule, en fonction de leur performance en termes d’efficacité énergétique.

Fidélisation des employés : enfin, offrir un véhicule de société aux salariés peut les aider à se sentir plus valorisés et sécurisés, en leur fournissant un outil de travail confortable et adapté à leurs besoins. Cela contribue à leur fidélisation et à la création d’un environnement de travail motivant.

Avantages du point de vue des employés

La mise à disposition d’un véhicule de société présente également de nombreux avantages pour les employés, qui peuvent ainsi bénéficier de facilités et d’avantages appréciables dans le cadre de leur travail. Voici une analyse détaillée de ces bénéfices :

Simplification de la gestion automobile : opter pour cette solution permet d’éviter les désagréments liés à l’achat, au financement, à l’entretien et à l’assurance du véhicule. Cela élimine une charge administrative considérable et réduit les tracas pour les employés.

Réduction des dépenses : utiliser un véhicule de société conduit à des économies significatives sur les frais de carburant, de péage et de stationnement des employés.

Gain de temps en déplacements : en mettant à disposition des véhicules de société, l’entreprise assure à ses employés un gain de temps notable. Ils évitent ainsi les aléas des transports en commun et les problèmes de stationnement, ce qui optimise leur efficacité lors des rendez-vous professionnels.

Confort et personnalisation : choisir ce type de véhicule offre un confort optimal, avec la possibilité pour chaque employé de sélectionner un modèle qui répond à ses préférences personnelles et professionnelles. Cela augmente la satisfaction et la motivation au travail.

Valorisation du personnel : disposer d’un véhicule de société est également un avantage qui renforce le statut professionnel de l’employé au sein de l’entreprise. Cela contribue à valoriser sa contribution et à renforcer son engagement envers l’organisation.

Les inconvénients d’avoir une voiture de société

Inconvénients du point de vue de l’entreprise

Découvrez les principaux inconvénients pour l’entreprise liés à la mise à disposition de véhicules de société :

Responsabilité en cas d’incidents : en cas d’accidents, de vols, ou de vandalisme impliquant une voiture de société, la responsabilité de l’entreprise est directement engagée. Cela inclut également les contraventions qui peuvent survenir, ajoutant un risque légal et financier significatif.

Taxation spécifique : le véhicule de société est également sujet à la taxe sur les véhicules de société (TVS), qui est calculée en fonction du taux d’émission de CO2 et du type de carburant utilisé. Cette taxe représente une charge financière supplémentaire pour l’entreprise.

Conflits internes : des conflits peuvent émerger parmi les employés concernant l’usage de la voiture de société, surtout si l’attribution n’est pas faite de manière équitable ou transparente. Cela peut entraîner des tensions et une baisse de la morale interne.

Dépendance au véhicule : une dépendance excessive au véhicule de société peut se développer chez les employés, ce qui peut poser problème en cas de panne ou lorsque des changements de politique interne exigent une réduction de leur utilisation. Cela peut affecter la continuité des opérations et la mobilité des équipes.

Inconvénients du point de vue des employés

Découvrez désormais les principaux inconvénients que rencontrent les employés avec les véhicules de société :

Politiques strictes de gestion : les règles de l’entreprise concernant l’utilisation, le stationnement, le partage, le nettoyage et le contrôle du véhicule doivent être scrupuleusement respectées par les employés. Le respect de ces directives est essentiel pour maintenir l’ordre et la responsabilité au sein de l’organisation.

Restrictions d’usage personnel : l’utilisation du véhicule de société à des fins personnelles est généralement restreinte. Les exceptions nécessitent une autorisation spéciale de l’employeur, alignant les pratiques individuelles avec les politiques de l’entreprise.

Conséquences sur les remboursements : si un employé choisit d’utiliser son propre véhicule pour les déplacements professionnels, il perd le droit au remboursement des frais kilométriques par l’entreprise. Cette règle vise à encourager l’utilisation des véhicules de société et à rationaliser les coûts.

Risques pour l’employé : en cas d’accidents, de vols, de vandalisme ou de contraventions, l’employé prend des risques personnels. Ces incidents peuvent avoir des implications financières et légales pour l’individu impliqué.

Surveillance par l’entreprise : l’entreprise peut exercer une surveillance sur différents aspects comme le kilométrage, la consommation de carburant, la géolocalisation et l’état général du véhicule. Cette mesure assure que les ressources sont utilisées efficacement et conformément aux attentes de l’entreprise.

Risque de perte d’accès au véhicule : en cas de changements professionnels tels que le licenciement, la démission, la mutation ou même la faillite de l’entreprise, l’employé peut se voir retirer l’accès au véhicule de société. Cela peut soudainement limiter sa mobilité et affecter sa capacité à remplir ses fonctions.

La fiscalité liée aux voitures de société : un double tranchant

Avantages fiscaux pour l’entreprise

Découvrez comment la fiscalité peut influencer positivement et négativement l’utilisation des véhicules de société :

Déductions sur les coûts d’acquisition et opérationnels : l’entreprise peut réduire son résultat imposable en déduisant une part des coûts d’achat ou de location, ainsi que les dépenses opérationnelles comme le carburant, l’entretien, et l’assurance. Toutefois, cette déduction est limitée en fonction des émissions de CO2 du véhicule et de sa date de première mise en service, afin d’encourager l’utilisation de véhicules moins polluants.

Récupération de la TVA : la TVA acquittée sur l’achat ou la location du véhicule, ainsi que sur les frais d’utilisation, peut être récupérée si le véhicule est classifié comme utilitaire. Pour les véhicules de tourisme, cette récupération est généralement restreinte, sauf dans des cas spécifiques comme les taxis ou les auto-écoles.

Crédit d’impôt pour la transition énergétique : un avantage fiscal significatif est offert pour l’achat ou la location de véhicules propres, tels que ceux électriques, hybrides, ou au gaz naturel. Ce crédit peut atteindre jusqu’à 27% du coût, plafonné à 9000 euros par véhicule, favorisant ainsi l’adoption de technologies plus respectueuses de l’environnement.

Conséquences fiscales pour l’employé

Découvrez les implications fiscales pour les employés utilisant un véhicule de société :

Taxe sur les véhicules de société (TVS) : si le véhicule est principalement à disposition de l’employé, une TVS est due, calculée selon les émissions de CO2 et le type de carburant. Cette taxe renforce les mesures fiscales visant à pénaliser l’utilisation de véhicules polluants.

Responsabilité en cas d’incidents : les employés sont responsables des coûts liés aux infractions, accidents ou dommages causés par l’utilisation du véhicule. Une assurance spécifique peut toutefois couvrir ces risques, offrant une certaine protection contre les imprévus.

En conclusion

L’utilisation des véhicules de société présente de nombreux avantages pour les entreprises et leurs employés, en améliorant l’efficacité des opérations quotidiennes et en offrant une mobilité professionnelle accrue, ainsi que des bénéfices fiscaux intéressants. Toutefois, il est important de ne pas négliger les défis et les responsabilités que cela implique, notamment en matière de coûts et de gestion des risques. Une gestion éclairée et équitable de ces véhicules, en accord avec les politiques internes et la législation, est essentielle pour en maximiser les avantages tout en réduisant les risques de complications. Une bonne politique de communication et une gestion transparente sont donc indispensables pour une utilisation optimale et harmonieuse de ces ressources.

En résumé, bien administrés, les véhicules de société peuvent être un atout majeur pour une entreprise, contribuant significativement à son efficacité et à la satisfaction générale de ses employés.

FAQ – Les questions fréquentes autour des véhicules de société

L’employeur prend en charge les frais de carburant d’un véhicule de fonction quand celui-ci est utilisable à des fins personnelles par l’employé, ce qui est considéré comme un avantage en nature et doit donc être déclaré fiscalement. Si l’usage personnel du véhicule est prohibé par l’employeur, les frais de carburant liés aux déplacements privés du salarié ne sont pas à la charge de ce dernier.

Quelle est la différence entre une voiture de fonction et une voiture de société ?

La principale distinction réside dans l’utilisation permise. Une voiture de fonction est à la disposition du salarié pour les déplacements tant professionnels que personnels et constitue un avantage en nature véhicule. En revanche, la voiture de société est exclusivement destinée à une utilisation professionnelle, accentuant la différence avec une voiture de fonction, qui représente un avantage en nature et implique certaines conséquences fiscales et sociales tant pour l’employé que pour l’employeur.

À la différence, la voiture de société est conservée au sein de l’entreprise et ne peut être emmenée à domicile par le salarié.

Est-il avantageux d’avoir une voiture de société ?

Posséder une voiture de société offre des avantages si les déplacements professionnels sont fréquents et permet d’obtenir un avantage extralégal diminuant les coûts personnels. Néanmoins, il est important de considérer certains désavantages, tels que: l’absence de bénéfices fiscaux, la restriction quant à l’utilisation personnelle et la dépendance à l’égard de l’employeur.

Qui est autorisé à utiliser une voiture de société ?

La possibilité d’utiliser une voiture de société dépend des conditions mises en place par l’employeur. Habituellement, le conjoint et/ou les enfants vivant sous le même toit que le conducteur principal sont autorisés à l’utiliser. Il est également courant que les collègues puissent se servir de la voiture de société d’un autre collègue. Toutefois, l’usage peut être restreint à des fins strictement professionnelles ou pour le trajet domicile-travail.

Il est essentiel que toute personne conduisant le véhicule soit couverte par l’assurance auto professionnelle contractée par l’entreprise.