La gestion de flotte automobile est une activité complexe. Elle consiste à superviser, utiliser, entretenir et assurer la maintenance des véhicules d’une entreprise.
Elle nécessite souvent une équipe dédiée, et sollicite plusieurs domaines de compétences (mécanique, logistique, achats et administratif…).
Même si gérer votre flotte est une action chronophage et coûteuse, votre société ne peut pas s’en passer !
Vous pouvez en revanche optimiser cette activité en faisant les bons choix.
Voici un guide complet pour :
- connaître les différences entre gestion de flotte interne ou externalisée
- prendre votre décision en fonction de critères objectifs
- suivre les bonnes pistes pour réduire le coût de votre gestion de flotte automobile
Gestion de flotte automobile : quelles différences entre l’interne et l’externalisation ?
S’il est important pour les entreprises de disposer d’une flotte de véhicules adaptée à leur activité, il est plus essentiel encore de choisir entre une flotte interne ou externalisée.
Gérer un parc de véhicules professionnels représente un investissement, aussi bien pour les TPE, les PME que les Grandes Entreprises :
- en budget,
- mais aussi en temps.
Quelles sont les différences entre une flotte interne et une flotte externe ?
| Tâche |
Interne et réalisée par vos soins ou une équipe de collaborateurs |
Externalisée avec un prestataire comme Mondaycar |
| Définir votre stratégie et votre politique de gestion de flotte
Déterminer les règles et procédures |
Vous seul | Vous bénéficiez de l’accompagnement d’un expert du domaine pour définir votre stratégie et vos règles de gestion de flotte |
| Analyser les besoins et choisir les véhicules adaptés | Vous seul | Le prestataire vous conseille et vous accompagne |
| Lancer la procédure pour obtenir les véhicules | Vous devez passer du temps avec les interlocuteurs : banque, concessionnaire, leaser… | Le prestataire s’occupe de tout, les voitures sont déjà disponibles |
| Effectuer la maintenance et l’entretien | Vous devez prendre RDV chez le garagiste | Le prestataire s’occupe de tout |
| Assurer les véhicules | Vous devez négocier des contrats d’assurance intéressants | Le prestataire a déjà tout prévu |
| Suivre les véhicules via GPS | Vous devez vous occuper d’équiper chaque voiture | Le prestataire a déjà inclus la géolocalisation et vous pouvez suivre les déplacements en un clic |
| Obtenir des véhicules neufs | Vous devez débourser un montant important et attendre la livraison | C’est compris dans l’offre |
| Mettre en service des véhicules | Vous devez gérer l’immatriculation et les autres déclarations administratives | Le prestataire s’en occupe |
| Obtenir un rapport sur la consommation et la performance des véhicules | Vous devez vous doter d’un logiciel spécialisé, le connecter à vos voitures et apprendre à l’utiliser | Tout est déjà disponible dans une interface simple d’utilisation |
| Suivre les budgets et calculer les coûts (TCO) | Il faut réunir l’ensemble des factures et dépenses liées à la flotte : achat ou location des véhicules, frais d’entretien et maintenance, carburant, immatriculation, etc | Une offre All Inclusive : pas besoin de passer des heures à réunir vos factures de différents prestataires et faire des calculs compliqué, tout est présenté sur un fichier unique |
| Gérer les dépenses liées à la flotte | Dépendant du marché et des conditions tarifaires de chaque fournisseur / prestataire | Stable avec une offre All Inclusive |
| Gérer les réclamations et litiges | Il faut vous adresser individuellement à chaque fournisseur et attendre qu’il vous réponde | Le prestataire est votre unique interlocuteur, réactif et à votre écoute |
| Rédiger les contrats pour les véhicules, suivre les conditions, traiter les factures | Il faut tout préparer, avec chaque prestataire ou fournisseur impliqué | Un point d’entrée unique avec un prestataire qui prépare tous les documents nécessaires |
| Sélection et Communication avec les fournisseurs et prestataires pour l’entretien / maintenance des véhicules | Vous passez du temps à prendre rendez-vous auprès de chaque prestataire, qui doit gérer d’autres clients et n’est donc pas toujours disponible | Tout est compris et programmé dans une offre All Inclusive |
La flotte interne
Se doter d’une flotte interne semble rassurant :
- vous disposez de vos propres voitures,
- vous avez une vision claire sur l’ensemble des processus.
Mais ces processus sont aussi le point noir de la flotte interne.
Ils impliquent la réalisation de nombreuses tâches. Soit par un personnel spécialisé, dans un grand groupe ; soit très souvent par le dirigeant qui assurera cette fonction sur son temps disponible et parfois via une approche “Do It Yourself” !
L’un des plus gros freins de la gestion interne est le suivi au quotidien. Voici un petit aperçu des différentes tâches à réaliser si vous voulez assurer seul cette mission :
- choisir et acquérir les voitures ou utilitaires,
- programmer et suivre l’entretien,
- attribuer les véhicules,
- penser à se doter de nouveaux véhicules en cas d’embauche,
- réagir rapidement pour les opérations de réparation ou de maintenance,
- sélectionner, négocier et communiquer avec l’ensemble des prestataires impliqués (banque, leaser, fournisseur de consommables automobiles, garagiste…),
- suivre les kilométrages et les besoins en carburant,
- collecter et traiter l’ensemble des documents et factures,
- calculer les coûts (TCO) et réaliser les déclarations obligatoires,
- maîtriser le logiciel de suivi de flotte,
- vérifier l’emplacement et la disponibilité de chaque véhicule,
- optimiser les performances,
- prendre des décisions sur le remplacement des véhicules vieillissants,
- entamer une action pour “verdir” la flotte,
- etc.
Cette liste n’est pas exhaustive, et pourtant, il est déjà facile de voir que gérer une flotte est un travail à temps plein !
La gestion de flotte nécessite une équipe spécialisée, capable d’optimiser l’activité. Une équipe également en mesure de gérer une logistique complexe, des opérations de maintenance, l’intervention de nombreux fournisseurs, l’utilisation de places de parking, l’acquisition de véhicules dont la valeur baisse rapidement,…
La flotte externalisée
Externaliser sa flotte automobile permet de déléguer les différentes tâches à un prestataire externe, comme Mondaycar.
Votre partenaire externe va ainsi s’occuper de la fourniture des véhicules, de leur entretien et de leur maintenance, mais également vous proposer des services annexes comme :
- un système de localisation des voitures,
- l’enregistrement et l’assurance des véhicules,
- le traitement de l’ensemble des tâches administratives nécessaires,
- etc.
Bonus : en externalisant votre flotte (totalement ou partiellement), vous pouvez plus rapidement répondre aux nouvelles exigences écologiques ou légales (ex : utilisation de véhicules électriques et hybrides rechargeables).
L’externalisation et votre zone de génie
Quelle est la zone de génie de votre entreprise ?
Probablement pas celle de gérer une flotte auto, n’est-ce pas !?
Dès lors :
- Avez-vous du temps à consacrer à la paperasse, la gestion et l’optimisation des coûts de votre flotte auto ?
- Avez-vous du temps pour gérer l’entretien de vos véhicules et pour les amener chez le garagiste quand ils ont besoin d’une maintenance ?
- Voulez-vous négocier un contrat avec votre banquier ou un leaser pour acquérir les véhicules dont vous avez besoin ?
- Avez-vous la possibilité d’attendre plusieurs semaines ou plusieurs mois la livraison du véhicule ?
⇒ Ce temps ne serait-il pas mieux investi dans votre cœur de métier ? votre “zone de génie” ?
L’externalisation est un excellent choix pour libérer votre esprit de missions contraignantes… et surtout, pour consacrer votre temps uniquement aux tâches à valeur ajoutée de votre activité et à vos clients.
En parallèle, cela vous permet d’obtenir le soutien de professionnels expérimentés du métier de la gestion de flotte automobile, comme Mondaycar.
Comment choisir entre externalisation et interne ?
Énumérer les avantages et les inconvénients des deux solutions ne vous apportera pas de réponse concrète à cette question : cela dépend en effet de votre contexte, de vos besoins, de la taille de votre établissement, de la disponibilité ou non de vos équipes, etc.
Nous allons donc vous donner les clés pour choisir au mieux entre l’externalisation ou l’interne.
⇒ Quelles questions se poser avant de faire un choix entre interne et gestion externalisée de votre flotte ?
Question 1 : quel est mon budget ?
Une flotte interne est plus coûteuse qu’une flotte externalisée. Elle nécessite de nombreux investissements financiers et en temps également, pour la gestion quotidienne.
Question 2 : les compétences sont-elles disponibles ?
Disposez-vous en interne des compétences et des ressources nécessaires et suffisantes pour gérer une flotte d’entreprise ? Devrez-vous constituer une équipe, prévoir une formation ou recruter ?
Question 3 : mes besoins sont-ils fixes sur le long terme ?
Aujourd’hui, il est difficile de faire des plans sur 5 ou 10 ans… et même pour l’année prochaine ! De quel niveau de flexibilité avez-vous besoin ? Si vous investissez dans plusieurs véhicules, vous seront-ils toujours tous utiles l’année prochaine ? et dans 3 ans ? et au-delà ?
Question 4 : avez-vous du temps devant vous ?
Il est fort probable que votre flotte interne ne soit pas constituée en un mois. Il vous faudra du temps pour vous doter des véhicules adaptés à vos besoins. Avez-vous le temps ou devez-vous obtenir ces véhicules rapidement ?
Question 5 : connaissez-vous des prestataires et des fournisseurs fiables ?
Même si vous choisissez la solution interne, vous ne pouvez pas faire l’impasse sur quelques prestataires… par exemple pour l’entretien et la maintenance de vos véhicules.
Avez-vous déjà développé un carnet de bonnes adresses ? Ces prestataires peuvent-ils toujours répondre à vos besoins ? Sont-ils disponibles à tout moment ?
À retenir pour prendre votre décision :
Une flotte interne implique un plus grand niveau de responsabilité pour vous et vos équipes. S’assurer que les véhicules sont entretenus et respectent les règlements en vigueur, que le niveau de sécurité est bon, etc.
Une flotte externe n’implique pas ces responsabilités.
Externaliser tout ou seulement une partie ?
L’externalisation totale n’est pas l’unique solution.
Il est possible de choisir d’externaliser une partie de votre flotte. Ou encore d’externaliser seulement certains services.
Voici les différents possibilités :
| 1. Externaliser | 2. Gérer en interne | 3. Mixer les deux |
| Externaliser votre flotte en l’achetant ou la louant à un tiers | Gérer en interne les véhicules dont vous êtes propriétaire, grâce à vos collaborateurs | Disposer d’une équipe interne pour la gestion de quotidienne long terme et faire appel à un prestataire externe, pour une partie de votre flotte |
Externaliser une partie de votre flotte :
|
Être propriétaire de vos véhicules, mais les confier à un gestionnaire externe (ex : un fleeter ou fleet manager) |
Prestataire spécialisé : comment faire le bon choix ?
Vous avez choisi d’externaliser votre flotte de véhicules. Passons à l’étape suivante ! Comment prendre une décision réfléchie pour votre entreprise ?
1. Les types de prestataires
Sachez qu’il existe différents types de solutions, qui vous permettront de constituer une flotte de véhicules.
Dans le graphique ci-dessous, plus le prestataire est situé à droite, plus il vous offrira de Services All Inclusive vous permettant d’avoir l’esprit tranquille !
Dans le domaine de la flotte automobile, vous pourrez rencontrer ces différentes solutions :
- le leaser : peut-être le plus connu du grand public. Il propose à une société un contrat long terme, lui permettant de bénéficier d’un véhicule sans l’acheter. A terme, il est possible d’acquérir le véhicule ou d’en demander un autre neuf.
- le loueur classique : c’est la solution préférée des entreprises pour des besoins de très courte durée (par exemple pour participer 3 jours à un salon professionnel). L’entreprise paie un montant déterminé à l’avance pour louer le véhicule et le rend à la fin de la période de location.
- le fleeter : ou fleet manager. Il s’agit d’un prestataire qui prend en charge votre flotte auto interne. Vous lui confiez la gestion des véhicules dont vous êtes propriétaire. Il s’occupe uniquement de la partie service : maintenance, assurance, suivi des kilométrages, gestion des réclamations.
- le néo-leaser : il s’agit d’une prestation All Inclusive permettant aux entreprises de bénéficier de la location moyenne durée, ou longue durée au choix, de manière totalement personnalisée. Le prestataire de néo-leasing va s’occuper de l’ensemble des tâches liées à la flotte automobile, et vous fournir simplement les clés pour que vous puissiez prendre la route !
2. Les critères de sélection
Beaucoup de revues dédiées à la gestion de flotte automobile vous conseillent de choisir en fonction de critères très limités comme la durée de location, le kilométrage et le budget.
Ce que nous constatons, en échangeant avec nos clients, c’est qu’ils sont surtout à la recherche d’un service avant tout.
Voici les critères les plus pertinents pour eux :
- Bénéficier d’un Service All Inclusive, clés en main,
- S’engager à moyen terme, et avoir de la flexibilité en cas de période d’incertitude,
- Limiter le nombre de fournisseurs pour avoir un point d’entrée unique,
- Obtenir une prestation Tout Compris, avec entretien et maintenance des véhicules,
- Accéder à la gestion en ligne de leurs véhicules, pour en suivre les déplacements et pour ajuster le kilométrage de leur contrat.
3. Optimiser la gestion de son parc (avec Mondaycar)
Nous souhaitions répondre à ces besoins spécifiques des entreprises, tout en supprimant les contraintes liées à la gestion long terme d’une flotte de véhicules.
Nous avons donc simplifié l’ensemble du processus, depuis la livraison des véhicules devant votre porte jusqu’au suivi quotidien des indicateurs clés.
La gestion de flotte est un métier complexe et chronophage : la confier à un spécialiste comme Mondaycar vous permet d’économiser votre temps et d’optimiser vos coûts.
Découvrez l’offre Mondaycar All Inclusive
Mondaycar est votre partenaire de confiance, qui assure tout le nécessaire pour que vous n’ayez qu’à attraper la clé et prendre la route !
Limiter le coût de sa gestion de flotte automobile
La gestion de la flotte auto est un défi logistique et financier. L’optimisation est donc indispensable pour réduire les coûts, optimiser le rendement des voitures et assurer la sécurité des conducteurs.
Interne, mixte ou externe, votre flotte automobile représente un coût pour votre entreprise. Voici nos pistes pour limiter vos dépenses :
- Contrôler le budget
- Avoir le bon nombre de véhicules VS besoins réels,
- Choisir les bons véhicules (fiables et économes),
- Réduire les déplacements inutiles pour limiter la distance parcourue,
- S’impliquer dans le suivi et le pilotage quotidien du parc automobile,
- Sélectionner intelligemment le carburant et les autres consommables.
- Réduire le nombre de fournisseurs
- Se limiter à quelques prestataires essentiels est une bonne chose pour réduire les coûts (suppression des achats inutiles) et pour obtenir des réductions (contrats importants et fidélité permettent d’obtenir des tarifs préférentiels).
- Assurer un suivi optimal de la maintenance et de l’entretien
- Respecter les échéances d’entretien : les véhicules en bon état sont moins coûteux,
- Choisir une offre où l’entretien et la maintenance sont inclus,
- Se tourner vers des prestataires qui proposent des tarifs avantageux pour les clients fidèles,
- Sensibiliser les conducteurs
- Les impliquer dans la préservation des véhicules,
- Leur proposer une formation à la conduite souple,
- Leur demander de signaler tout souci avec un véhicule : pression des pneus, niveaux, accrochage, apparition d’un voyant, etc.
Nous espérons vous avoir aidé à faire votre choix entre gestion interne ou gestionnaire externe de votre flotte de véhicules.
À retenir :
La gestion interne de votre flotte d’entreprise peut sembler intéressante à court terme, mais cela apporte ses lots de contraintes. Si vous n’avez pas la possibilité de dédier une équipe spécialisée et impliquée sur l’optimisation de la flotte, votre entreprise va perdre de l’argent sur le long terme.
⇒ Dans ce cas, opter pour une location de véhicules All Inclusive est la bonne décision !