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Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ?
Définition et utilité
La note de frais kilométrique est un document permettant à un salarié de demander le remboursement des frais engagés lors de déplacements professionnels effectués avec son véhicule personnel. Elle constitue la pièce justificative sur laquelle s’appuie l’employeur pour verser l’indemnité correspondante.
Ce document remplit plusieurs fonctions. Pour le salarié, il formalise sa demande de remboursement et garantit une indemnisation conforme aux barèmes en vigueur. Pour l’entreprise, il permet de tracer les dépenses, de les comptabiliser correctement et de justifier ces charges auprès de l’administration fiscale en cas de contrôle URSSAF.
L’indemnité kilométrique couvre l’ensemble des frais liés à l’utilisation du véhicule : carburant, usure, entretien, assurance et amortissement. Le salarié ne peut donc pas demander le remboursement séparé de ces postes s’il perçoit déjà l’indemnité kilométrique. Pour comprendre l’ensemble des mécanismes de remboursement des frais de transport par l’employeur, il convient de distinguer les différents dispositifs existants.
Qui peut en bénéficier ?
Tous les salariés utilisant leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels peuvent prétendre aux indemnités kilométriques, quel que soit leur statut ou leur niveau de rémunération. Cette possibilité concerne aussi bien les CDI que les CDD, les temps pleins comme les temps partiels.
Les dirigeants d’entreprise, les travailleurs indépendants et les bénévoles d’associations peuvent également utiliser ce dispositif pour se faire rembourser ou déduire fiscalement leurs frais de déplacement.
En revanche, les trajets domicile-travail ne sont généralement pas éligibles aux indemnités kilométriques. Seuls les déplacements effectués dans le cadre de missions professionnelles ouvrent droit à remboursement : rendez-vous clients, réunions sur un autre site, formations, livraisons ou tout autre déplacement lié à l’activité.
Les mentions obligatoires sur une note de frais kilométrique
Informations sur le salarié et l’entreprise
La note de frais kilométrique doit permettre d’identifier clairement le bénéficiaire et l’entreprise concernée. Les informations relatives au salarié comprennent ses nom et prénom, son adresse personnelle, sa fonction au sein de l’entreprise et éventuellement son matricule.
Côté entreprise, la raison sociale et l’adresse complète du siège ou de l’établissement de rattachement doivent figurer sur le document. Ces mentions permettent de rattacher la dépense à la bonne entité en cas de groupe ou de structure multi-sites.
Détails du déplacement
Chaque déplacement doit être documenté avec précision. La note de frais doit mentionner la date du trajet, le lieu de départ, le lieu d’arrivée, le motif professionnel du déplacement et la distance parcourue en kilomètres. Si le trajet comporte un aller-retour, cette information doit être précisée pour éviter toute ambiguïté sur le kilométrage total.
Les caractéristiques du véhicule utilisé doivent également apparaître : marque, modèle et surtout puissance fiscale (chevaux fiscaux). Cette dernière information, indiquée sur la carte grise à la rubrique P.6, détermine le coefficient applicable pour le calcul de l’indemnité.
Le montant de l’indemnité demandée peut être calculé par le salarié lui-même ou complété par le service comptable lors du traitement de la note.
Justificatifs à joindre
Plusieurs documents doivent accompagner la note de frais pour en garantir la validité. Une copie de la carte grise du véhicule permet de vérifier la puissance fiscale déclarée. Certaines entreprises demandent également une copie du permis de conduire.
Les frais annexes non couverts par l’indemnité kilométrique, comme les péages ou les parkings, doivent faire l’objet de justificatifs séparés (tickets, factures) pour être remboursés en complément. Ces dépenses ne sont pas incluses dans le barème kilométrique.
Il est également recommandé de vérifier que l’assurance du véhicule couvre les déplacements professionnels. Une attestation d’assurance peut être demandée par l’employeur pour s’assurer de cette couverture.
Comment calculer les indemnités kilométriques ?
Le barème kilométrique 2026
Le calcul des indemnités kilométriques repose sur un barème officiel publié chaque année par l’administration fiscale. Ce barème, reconnu par l’URSSAF, fixe le montant de l’indemnité en fonction de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue.
Pour les véhicules automobiles, le barème 2026 (identique à 2025) s’applique selon trois tranches de kilométrage :
Jusqu’à 5 000 km par an :
- 3 CV et moins : distance x 0,529 €
- 4 CV : distance x 0,606 €
- 5 CV : distance x 0,636 €
- 6 CV : distance x 0,665 €
- 7 CV et plus : distance x 0,697 €
De 5 001 à 20 000 km par an :
- 3 CV et moins : (distance x 0,316) + 1 065 €
- 4 CV : (distance x 0,340) + 1 330 €
- 5 CV : (distance x 0,357) + 1 395 €
- 6 CV : (distance x 0,374) + 1 457 €
- 7 CV et plus : (distance x 0,394) + 1 515 €
Au-delà de 20 000 km par an :
- 3 CV et moins : distance x 0,370 €
- 4 CV : distance x 0,407 €
- 5 CV : distance x 0,427 €
- 6 CV : distance x 0,447 €
- 7 CV et plus : distance x 0,470 €
Ce barème intègre l’ensemble des coûts liés à l’utilisation du véhicule. Pour une analyse plus fine des dépenses réelles, il est possible de calculer le prix de revient kilométrique de son véhicule.
Cas particulier des véhicules électriques
Les salariés utilisant un véhicule électrique bénéficient d’une majoration de 20% sur le montant de l’indemnité kilométrique calculée selon le barème standard. Cette majoration vise à encourager l’utilisation de véhicules moins polluants pour les déplacements professionnels.
Ainsi, dans l’exemple précédent, si le salarié utilisait un véhicule électrique de 5 CV, l’indemnité serait de : 254,40 € x 1,20 = 305,28 €
Pour approfondir les spécificités liées aux véhicules électriques, consultez notre guide complet sur l’indemnité kilométrique pour les véhicules électriques.
Modèle de note de frais kilométrique à télécharger
Un modèle de note de frais kilométrique bien conçu facilite la saisie pour le salarié et le traitement pour le service comptable. Il doit comporter tous les champs nécessaires au calcul et à la justification de l’indemnité.
Voici les éléments que doit contenir un modèle complet :
En-tête du document :
- Logo et coordonnées de l’entreprise
- Titre « Note de frais kilométrique »
- Période concernée (mois/année)
Informations du salarié :
- Nom et prénom
- Service/département
- Adresse personnelle
Informations du véhicule :
- Marque et modèle
- Immatriculation
- Puissance fiscale (CV)
- Type de motorisation (thermique/électrique)
Tableau des déplacements :
- Date
- Lieu de départ
- Lieu d’arrivée
- Motif du déplacement
- Distance parcourue (km)
- Aller simple ou aller-retour
Zone de calcul :
- Total des kilomètres
- Coefficient applicable (selon barème)
- Majoration éventuelle (véhicule électrique)
- Montant total de l’indemnité
Zone de validation :
- Date et signature du salarié
- Date et signature du responsable hiérarchique
- Date et signature du service comptable
Comment remplir le modèle
Le salarié complète le modèle après chaque déplacement ou en fin de période selon la procédure définie par l’entreprise. Il renseigne chaque trajet avec la date, les lieux de départ et d’arrivée, le motif professionnel et la distance parcourue.
Pour déterminer la distance, plusieurs méthodes sont acceptées : relevé du compteur kilométrique, calcul via un outil en ligne (Google Maps, Via Michelin) ou utilisation d’un GPS. L’essentiel est d’utiliser une méthode cohérente et vérifiable.
Une fois tous les trajets renseignés, le salarié calcule le total des kilomètres et applique le coefficient correspondant à la puissance fiscale de son véhicule. Il date et signe le document avant de le transmettre à son responsable pour validation.
Les justificatifs complémentaires (tickets de péage, parking, copie de la carte grise) sont joints à la note de frais. Le tout est ensuite transmis au service comptable pour traitement et mise en paiement.
Bonnes pratiques pour gérer les notes de frais kilométriques en entreprise
Définir une politique claire de remboursement
Une politique de remboursement des frais kilométriques bien définie évite les malentendus et facilite le traitement des demandes. Elle doit préciser les règles applicables à tous les collaborateurs de manière homogène.
Les points à clarifier dans cette politique comprennent les types de déplacements éligibles au remboursement, les véhicules autorisés (voiture, moto, scooter), les plafonds éventuels de kilométrage mensuel ou annuel, les délais de soumission des notes de frais et les documents justificatifs exigés.
Cette politique peut également définir si l’entreprise applique strictement le barème fiscal ou si elle utilise un barème interne différent. Dans ce dernier cas, le montant excédant le barème officiel est soumis à cotisations sociales.
La communication de ces règles dès l’embauche et leur rappel régulier permettent d’assurer une application uniforme et d’éviter les litiges.
Centraliser et archiver les justificatifs
La conservation des notes de frais et des justificatifs associés répond à une obligation légale. En cas de contrôle URSSAF ou fiscal, l’entreprise doit être en mesure de produire ces documents pour justifier les remboursements effectués.
La durée de conservation recommandée est de 6 ans pour les documents comptables. Les justificatifs doivent être archivés de manière ordonnée, par salarié et par période, pour faciliter leur recherche en cas de besoin.
La dématérialisation des notes de frais simplifie considérablement cette gestion. Les justificatifs numérisés ou photographiés ont la même valeur légale que les originaux papier, à condition de respecter certaines conditions de fidélité et de pérennité. Les logiciels de gestion des notes de frais automatisent le calcul des indemnités, centralisent les justificatifs et réduisent les risques d’erreur.
Quelle que soit la méthode choisie, l’important est de mettre en place un processus clair, connu de tous et appliqué de manière rigoureuse pour garantir la conformité des remboursements et la sérénité en cas de contrôle.