Voiture de fonction ou de service : quelle solution pour votre entreprise ?

Comprendre la différence entre une voiture de fonction et une voiture de service

Qu’est-ce qu’une voiture de fonction ?

Une voiture de fonction est un véhicule attribué à un salarié par l’entreprise pour ses déplacements professionnels, mais également pour son usage personnel. Ce type de véhicule devient ainsi un avantage en nature, qui est pris en charge par l’employeur, y compris les frais d’entretien, d’assurance, et parfois de carburant. L’un des principaux attraits d’une voiture de fonction est sa flexibilité : elle permet au salarié de l’utiliser en dehors des heures de travail, pour ses trajets privés, ce qui en fait un avantage significatif.

Le salarié peut utiliser sa voiture de fonction pour ses déplacements personnels, ses vacances, ou encore ses trajets domicile-travail, en fonction des termes définis dans le contrat de travail. Cette possibilité d’utilisation personnelle fait de la voiture de fonction un élément de rémunération indirecte qui doit être déclaré, car il est soumis à des charges sociales et à l’impôt sur le revenu.

Qu’est-ce qu’une voiture de service ?

À l’inverse, une voiture de service est un véhicule mis à disposition d’un salarié exclusivement pour ses déplacements professionnels. Ce type de véhicule est généralement destiné à être utilisé dans le cadre des activités de l’entreprise, comme les visites chez des clients, les déplacements vers des chantiers ou pour des livraisons. Il est important de noter qu’une voiture de service ne peut pas être utilisée pour des trajets personnels, sauf autorisation explicite de l’employeur, qui doit être mentionnée dans le contrat de travail.

Les véhicules de service ne sont pas considérés comme un avantage en nature, ce qui signifie qu’ils ne sont ni soumis à l’impôt sur le revenu ni aux cotisations sociales. En conséquence, ce type de véhicule est beaucoup moins coûteux pour l’employeur, puisqu’il n’entraîne pas de charges sociales supplémentaires. De plus, la voiture de service est souvent partagée entre plusieurs employés, ce qui permet de réduire davantage les coûts de gestion pour l’entreprise.

Les avantages et inconvénients pour le salarié

Avantages d’une voiture de fonction pour le salarié

La voiture de fonction est un avantage considérable pour les salariés, car elle combine à la fois l’aspect professionnel et personnel. En plus d’être un outil de travail, elle devient une ressource personnelle qu’ils peuvent utiliser pendant leur temps libre. Voici quelques-uns des avantages clés pour les salariés :

1. Utilisation privée : contrairement à une voiture de service, la voiture de fonction peut être utilisée à des fins personnelles, y compris pour les trajets domicile-travail. Cela représente un avantage significatif, surtout pour les salariés qui n’ont pas de véhicule personnel.
2. Prise en charge des frais : l’employeur prend en charge les coûts associés à la voiture, y compris l’entretien, l’assurance et parfois même le carburant. Cela permet au salarié de bénéficier d’un véhicule sans les tracas des coûts récurrents.
3. Attractivité : la mise à disposition d’une voiture de fonction peut être perçue comme un bonus attractif, en particulier pour les cadres ou les commerciaux qui doivent effectuer de nombreux déplacements. Elle constitue ainsi un argument fort lors de négociations salariales et pour fidéliser les talents.

Inconvénients d’une voiture de fonction pour le salarié

Cependant, cet avantage n’est pas sans inconvénients. Voici les principaux aspects négatifs pour les salariés :

1. Avantage en nature et fiscalité : la voiture de fonction est considérée comme un avantage en nature et est donc soumise à l’impôt sur le revenu. De plus, elle est également prise en compte pour les cotisations sociales. Le montant de cet avantage est calculé en fonction des frais réels ou via un forfait, ce qui peut entraîner une augmentation des impôts et des charges sociales du salarié.
2. Responsabilité : bien que l’employeur prenne en charge les frais, le salarié reste responsable du véhicule. Cela inclut la gestion des contraventions ou des infractions au Code de la route, qui devront être payées par le salarié, même si l’infraction a été commise pendant un usage privé.
3. Retrait du véhicule : si le salarié quitte l’entreprise ou si les conditions de son contrat changent, l’employeur peut retirer la voiture de fonction, ce qui peut parfois entraîner une perte d’un avantage appréciable. Ce retrait doit être formalisé par un avenant au contrat de travail et une compensation financière.

Les avantages et inconvénients pour l’employeur

Avantages pour l’employeur avec une voiture de fonction

Pour l’employeur, la voiture de fonction présente également plusieurs avantages, mais aussi des responsabilités à gérer. Voici les principaux atouts pour l’entreprise :

1. Attraction et rétention des talents : l’attribution d’une voiture de fonction constitue un avantage non négligeable pour attirer et fidéliser des talents, notamment dans des secteurs où la concurrence est forte. Cela peut être un élément de différenciation lors du recrutement de cadres ou de commerciaux.
2. Moins de gestion de flotte : en offrant des véhicules de fonction à ses salariés, l’entreprise peut simplifier la gestion de sa flotte automobile. Les employés se chargent de l’entretien et de l’utilisation quotidienne, ce qui réduit la charge administrative pour l’entreprise.
3. Image d’entreprise : proposer des voitures de fonction peut aussi améliorer l’image de l’entreprise. Les employés utilisant un véhicule de fonction représentent souvent l’entreprise lors de leurs déplacements professionnels, ce qui peut être un levier pour véhiculer une image positive.

Inconvénients pour l’employeur avec une voiture de fonction

Cependant, l’attribution d’une voiture de fonction comporte également des inconvénients pour l’employeur :

1. Coûts élevés : l’employeur doit assumer le coût d’achat, d’entretien, d’assurance et de carburant pour les voitures de fonction. Ces dépenses peuvent être significatives, surtout si de nombreux salariés bénéficient de ce type de véhicule. De plus, l’attribution d’une voiture de fonction est souvent considérée comme un avantage salarial, ce qui génère des charges sociales supplémentaires pour l’employeur.
2. Gestion des avantages en nature : l’employeur doit s’assurer que les véhicules de fonction sont correctement déclarés comme avantages en nature, ce qui implique une gestion rigoureuse des déclarations fiscales et sociales.
3. Retrait du véhicule : comme le retrait de la voiture de fonction doit être formalisé par un avenant au contrat, cela peut être complexe à gérer si le salarié change de poste ou quitte l’entreprise. Ce processus peut aussi entraîner des négociations financières qui compliquent la gestion du personnel.

Fiscalité et imposition des véhicules

La fiscalité de la voiture de fonction

L’un des aspects les plus importants à prendre en compte lors de l’attribution d’une voiture de fonction est sa fiscalité. En effet, une voiture de fonction est considérée comme un avantage en nature et doit être déclarée. Voici comment elle impacte le salarié et l’employeur :

1. Imposition sur le revenu : le montant de l’avantage en nature est ajouté au salaire brut du salarié et est donc soumis à l’impôt sur le revenu. Ce montant peut être calculé sur la base des frais réels ou d’un forfait annuel, ce qui peut entraîner une charge fiscale supplémentaire pour le salarié.
2. Cotisations sociales : l’avantage en nature d’une voiture de fonction est également soumis aux cotisations sociales. Cela peut représenter une charge importante, tant pour le salarié que pour l’employeur.

La fiscalité de la voiture de service

Contrairement à la voiture de fonction, la voiture de service n’est pas un avantage en nature et n’est donc pas soumise à l’impôt sur le revenu ou aux cotisations sociales. Cela réduit les coûts pour l’employeur et les obligations fiscales pour le salarié. Cependant, il existe des implications fiscales pour l’entreprise, notamment la taxe sur les véhicules de société (TVS).

1. Taxe sur les véhicules de société : les entreprises qui possèdent des véhicules de service doivent payer chaque année une taxe en fonction de l’émission de CO2 ou de la puissance fiscale du véhicule.
2. Impact environnemental : la TVS est également influencée par les émissions polluantes des véhicules, ce qui pousse certaines entreprises à se tourner vers des véhicules plus écologiques, notamment électriques, pour réduire leur impact fiscal et environnemental.

Comment choisir entre une voiture de fonction et une voiture de service pour vos salariés ?

Quel type de véhicule pour quel salarié ?

Le choix entre une voiture de fonction et une voiture de service dépend largement du profil des salariés et de la nature de leurs missions.

Voici quelques exemples pour vous aider à faire le bon choix :

1. Les cadres et les commerciaux : pour les salariés qui passent beaucoup de temps en déplacement (commerciaux, représentants, cadres de direction), une voiture de fonction est souvent la meilleure option. Cela leur permet de disposer d’un véhicule à la fois pour leurs missions professionnelles et pour leurs trajets personnels. L’attribution d’une voiture de fonction est un excellent moyen d’attirer et de retenir ces talents, en particulier dans les secteurs où les déplacements sont fréquents.
2. Les employés avec peu de déplacements : si un salarié effectue peu de déplacements professionnels ou s’il n’est pas fréquemment sur la route, une voiture de service peut suffire. Les véhicules de service sont adaptés aux entreprises qui n’ont pas besoin de fournir des avantages supplémentaires en dehors des déplacements professionnels.
3. Les métiers liés aux transports ou à la logistique : les chauffeurs, livreurs, ou travailleurs itinérants qui nécessitent une voiture pour effectuer leur travail quotidien peuvent bénéficier d’un véhicule de service. La voiture de service, étant exclusivement destinée aux déplacements professionnels, permet à l’entreprise de mieux gérer ses coûts tout en fournissant un outil de travail essentiel.

Impact sur la gestion des coûts et la stratégie d’entreprise

Le choix entre une voiture de fonction et une voiture de service peut avoir un impact considérable sur la gestion des coûts pour l’entreprise. Il est essentiel de prendre en compte plusieurs éléments pour déterminer quelle option est la plus avantageuse sur le plan financier :

1. Coûts fixes vs variables : les voitures de fonction engendrent des coûts fixes (achat, location, entretien, assurance) pour l’entreprise. Cependant, elles peuvent également constituer un atout dans les stratégies de recrutement et de rétention. En revanche, les voitures de service génèrent des coûts plus variables, principalement liés à l’entretien et aux frais d’utilisation, et peuvent être partagées entre plusieurs salariés, réduisant ainsi les coûts.
2. Considérations fiscales : les voitures de fonction sont soumises à des charges sociales et à l’impôt sur le revenu, ce qui peut augmenter les dépenses de l’entreprise. D’autre part, les voitures de service ne sont pas considérées comme un avantage en nature et ne nécessitent pas de traitement fiscal supplémentaire, ce qui les rend plus avantageuses du point de vue fiscal pour l’employeur.
3. Équilibre entre flexibilité et contrôle : l’attribution d’une voiture de fonction donne plus de liberté au salarié, mais l’entreprise perd une certaine forme de contrôle, surtout si des frais privés sont engagés. Pour les entreprises qui préfèrent un contrôle plus strict de l’utilisation des véhicules, la voiture de service est un choix plus approprié.

Les frais pour l’employeur : analyse comparative

Frais associés à la voiture de fonction

Lorsque l’entreprise choisit de mettre à disposition une voiture de fonction, plusieurs frais doivent être pris en charge. Ces frais sont souvent plus élevés que ceux associés à une voiture de service, car l’employeur assume une part importante des coûts liés au véhicule.

Voici une liste des principaux frais à considérer :

1. Coût d’achat ou de location : l’employeur prend en charge l’achat ou la location de la voiture de fonction, ce qui représente un investissement important.
2. Entretien et réparations : tous les frais liés à l’entretien, aux réparations et aux contrôles techniques sont à la charge de l’entreprise.
3. Assurance : l’assurance du véhicule est également prise en charge par l’employeur, ce qui peut être un coût significatif, surtout pour des véhicules haut de gamme ou de grande taille.
4. Carburant : certains employeurs choisissent de prendre en charge le carburant pour l’ensemble des déplacements, ce qui peut également représenter un coût élevé, surtout si le salarié utilise fréquemment son véhicule pour des trajets personnels.

Frais associés à la voiture de service

Les frais associés à une voiture de service sont généralement plus faibles, car l’utilisation privée du véhicule est interdite et les véhicules sont souvent partagés entre plusieurs employés.

Voici les principaux frais associés :

1. Entretien et réparations : comme pour les voitures de fonction, l’employeur prend en charge l’entretien et les réparations des voitures de service. Toutefois, le coût est réparti entre plusieurs utilisateurs, ce qui permet de réduire la charge financière.
2. Assurance : l’employeur doit également payer l’assurance, mais, comme la voiture de service est utilisée exclusivement pour des trajets professionnels, l’assurance peut être moins coûteuse que celle d’un véhicule de fonction.
3. Carburant et autres frais : l’entreprise prend en charge les frais de carburant, mais étant donné que l’usage est strictement professionnel, ces frais sont généralement plus faciles à contrôler. Le salarié doit conserver les justificatifs de ses dépenses pour se faire rembourser.

Responsabilités du salarié et de l’employeur en cas d’infraction

Responsabilité du salarié pour une voiture de fonction

Le salarié est responsable de la gestion de son véhicule de fonction, notamment en ce qui concerne les infractions au Code de la route. Si une contravention est émise, c’est à l’employeur de la recevoir, car le véhicule est enregistré à son nom. Cependant, la responsabilité de régler l’amende et de supporter les conséquences (perte de points, amende) incombe au salarié, qu’il ait utilisé la voiture pour des raisons professionnelles ou personnelles.

Responsabilité du salarié pour une voiture de service

Avec une voiture de service, la situation est similaire : l’employeur reçoit les contraventions, mais c’est le salarié qui doit les régler et assumer les conséquences légales. Toutefois, comme l’utilisation de la voiture est strictement professionnelle, il y a généralement moins de risques d’infractions liées à l’usage privé du véhicule.

Tableau récapitulatif

Voici un tableau comparatif rapide des principales différences entre une voiture de fonction et une voiture de service. Ce récapitulatif permet de visualiser les points clés pour vous aider à faire un choix éclairé :

Conclusion

En conclusion, le choix entre une voiture de fonction et une voiture de service dépend de plusieurs facteurs : les besoins de vos salariés, les impératifs fiscaux, ainsi que la stratégie financière de votre entreprise.

1. Voiture de fonction : idéale pour les employés qui ont besoin de flexibilité dans leurs déplacements, notamment pour ceux qui sont souvent sur la route, comme les commerciaux, les cadres ou les dirigeants. Elle constitue un avantage en nature apprécié des salariés, mais elle représente également un coût important pour l’entreprise, tant sur le plan financier que fiscal.
2. Voiture de service : plus adaptée pour les entreprises qui souhaitent limiter les coûts et offrir des véhicules uniquement à des fins professionnelles. Moins attractive pour les salariés, elle reste un bon choix pour les métiers nécessitant un véhicule pour des déplacements ponctuels. Elle permet à l’entreprise de mieux contrôler les frais liés aux véhicules.

FAQ

Quelle est la différence entre une voiture de fonction et une voiture de service ?

La principale différence réside dans l’usage : une voiture de fonction peut être utilisée à la fois pour des trajets professionnels et personnels, tandis qu’une voiture de service est réservée exclusivement aux déplacements professionnels.

La voiture de service peut-elle être utilisée pour les trajets domicile-travail ?

Oui, mais cela doit être spécifiquement mentionné dans le contrat de travail ou un avenant. En général, les voitures de service ne peuvent être utilisées à titre privé, sauf dans des cas exceptionnels.

Qui paye l’essence d’une voiture de service ?

L’employeur prend en charge l’essence utilisée pour les déplacements professionnels. Si l’employeur autorise l’utilisation privée du véhicule, les frais de carburant liés à l’usage personnel peuvent être à la charge du salarié.

Les véhicules de fonction sont-ils soumis à la taxe sur les véhicules des sociétés (TVS) ?

Non, seuls les véhicules de service sont soumis à la TVS, tandis que les voitures de fonction ne sont pas soumises à cette taxe, car elles sont considérées comme un avantage en nature.