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Pour éviter les erreurs administratives, nous réunissons les pièces dans un dossier par véhicule, avec un responsable nommé et une vérification mensuelle. Les 10 points à surveiller sont les documents dispersés, les fiches obsolètes, les échéances de contrôle technique oubliées, les données incomplètes ou en double, les relevés kilométriques manquants, les factures sans rapport d’intervention, les contraventions et sinistres mal rattachés, les justificatifs fiscaux insuffisants, les accès trop larges et les responsabilités non définies. Notre règle : <u>chaque pièce doit être datée, vérifiée et reliée au bon véhicule</u>, avec des alertes à J-90, J-30 et J-7 pour les échéances concernées.
Que doit contenir chaque fiche véhicule ?
Chaque dossier doit s’appuyer sur une seule fiche par véhicule, identifiée par l’immatriculation et, si possible, le VIN. Ce repère commun évite les doublons, les oublis et les écarts entre le contrat, l’usage et la maintenance. Indiquez la marque, le modèle, l’énergie, la catégorie, la date de première mise en circulation, la puissance fiscale et les émissions de CO₂. Joignez la carte grise et l’identité de son titulaire. Précisez aussi le site de rattachement, l’unité affectée et le statut du véhicule : commandé, disponible, en service, immobilisé, restitué ou vendu. Ces informations permettent de suivre les affectations, le contrat et les échéances.
Rattachez ensuite chaque affectation au conducteur ou au service concerné. Notez les dates de début et de fin, l’usage professionnel ou personnel et l’état du véhicule à la remise. Gardez l’historique des affectations, les relevés kilométriques, les dommages signalés ainsi que les documents de remise et de restitution signés. Limitez les données personnelles au nécessaire, avec un accès restreint et une durée de conservation définie.
Le bloc contrat regroupe le fournisseur, la référence, les dates de commande, de livraison, de début et de fin, le kilométrage contractuel, le loyer et l’éventuel dépôt de garantie. Ajoutez les services inclus, les conditions de restitution et les obligations de fin de contrat. Distinguez bien le préavis contractuel des rappels internes. Pour éviter les erreurs de lecture, utilisez les mêmes formats partout : 02/10/2026 pour les dates, 1 250,50 € HT ou TTC pour les montants et 12 500 km pour les distances. Ces champs servent aux alertes d’échéance, au suivi fiscal et à la traçabilité.
Le suivi technique reste rattaché à la fiche véhicule, plutôt que dispersé dans des fichiers séparés. Renseignez le kilométrage relevé et sa date, le plan d’entretien, l’intervalle de service, les pneus, les garanties, l’assistance et les équipements spécifiques. Pour chaque intervention, liez le rapport et la facture aux informations suivantes : date, kilométrage, prestataire, travaux réalisés, numéro de facture, coût HT ou TTC et prochaine échéance.
Joignez également les justificatifs d’assurance : attestation, contrat, numéro de police, dates de couverture et exclusions. Ajoutez les preuves de contrôle technique, si applicable, ainsi que les références des sinistres et des contraventions. Identifiez clairement le document en vigueur pour éviter toute confusion avec une ancienne version.
Pour chaque donnée, indiquez une source, un responsable et une date de vérification. Signalez les pièces manquantes ou les éléments non concernés au lieu de laisser des champs vides. Vérifiez la règle applicable auprès de Service-Public.fr, de l’ANTAI ou de la CNIL.
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1. Disperser les documents entre dossiers, boîtes mail et tableurs
L’erreur administrative
Un document resté dans une boîte mail ou conservé uniquement dans un tableur n’est pas rattaché au dossier véhicule. Sans stockage centralisé, la fiche véhicule ne permet plus de retrouver les pièces utiles à sa gestion.
Les risques
Au départ d’un collaborateur, certains documents peuvent devenir inaccessibles. D’autres restent disponibles en plusieurs copies, sans que la version de référence soit clairement identifiée. L’absence de pièce faisant foi retarde le traitement d’un contrôle ou d’un sinistre.
Les contrôles numériques
Le bon réflexe : un seul dossier véhicule, avec une version de référence pour chaque pièce. Mondayfleet, la plateforme de Mondaycar, regroupe les contrats, cartes grises, assurances et factures dans une même fiche véhicule.
- Stockage centralisé : rattachez chaque pièce à la fiche véhicule en la classant par type de document.
- Version de référence : séparez la pièce en vigueur des versions remplacées et partagez son lien plutôt qu’une copie.
- Droits d’accès et journalisation : limitez les accès et consignez chaque dépôt ou modification, avec son auteur et sa date.
Ces contrôles demandent un paramétrage adapté du stockage et de l’historique des versions. Lors de la migration, rassemblez les pièces existantes dans les dossiers véhicules et supprimez les doublons.
Le responsable
Confiez au gestionnaire de flotte la vérification des documents reçus par courriel et leur dépôt dans le dossier véhicule.
La fréquence de vérification
Vérifiez le dépôt des pièces à chaque mise à jour du véhicule. Contrôlez les accès lors de chaque départ ou changement de poste. Chaque mois, assurez-vous que tous les documents sont bien rattachés à leur fiche véhicule.
Une fois les pièces centralisées, un autre risque reste à surveiller : le dossier qui paraît à jour, mais ne l’est plus.
2. Laisser les fiches véhicules et les affectations obsolètes
Centraliser les pièces ne suffit pas : la fiche véhicule doit être mise à jour à chaque changement de conducteur, de contrat ou de statut.
L’erreur administrative
Une immatriculation erronée, un VIN incorrect, un doublon ou un véhicule restitué toujours indiqué comme actif faussent le suivi. Il en va de même lorsqu’un ancien conducteur reste affecté ou qu’un document est rattaché au mauvais véhicule, conducteur, contrat ou à la mauvaise période d’utilisation.
Les risques
Ces erreurs perturbent l’imputation des coûts (TCO), les données d’assurance ou de leasing, le traitement des amendes et les rapports fiscaux et comptables. Sans historique daté, il devient également difficile de prouver qui avait la garde du véhicule à une date donnée.
Les contrôles numériques
Conservez une seule fiche maître par véhicule, identifiée par le VIN. Reliez chaque document au véhicule, au conducteur et à sa période de validité. Pour chaque affectation, renseignez le conducteur, les dates de début et de fin, l’usage et l’état de remise.
Un changement de conducteur, d’immatriculation, de service ou de contrat ne doit ni créer une nouvelle fiche ni effacer l’historique. Chaque changement dans la gestion du véhicule doit déclencher une mise à jour, à valider avant archivage.
Le responsable et les moments de vérification
Le gestionnaire de flotte assure la mise à jour du dossier, avec un suppléant pour prendre le relais. Les RH et les responsables d’équipe signalent les changements ; les achats ou la finance transmettent les évolutions de contrat. Une mise à jour rapide évite qu’un véhicule restitué reste actif ou qu’un ancien conducteur demeure affecté.
Vérifiez le dossier à chaque livraison, réaffectation, changement de contrat, restitution ou vente. Le contrôle porte sur le VIN, l’immatriculation, le statut, le kilométrage, l’affectation et les justificatifs de remise.
Lors d’un changement de conducteur, clôturez l’affectation précédente avant d’ouvrir la suivante. Si le véhicule est restitué, vendu, transféré ou mis hors service, actualisez immédiatement son statut sans supprimer l’historique.
Chaque mois, repérez les véhicules sans affectation, les affectations multiples, les dates de fin manquantes et les documents mal rattachés. À la clôture du trimestre, rapprochez si nécessaire les fiches des listes fournisseurs, de leasing, d’assurance et de comptabilité.
3. Manquer les renouvellements et les échéances
Une fiche à jour ne suffit pas : chaque échéance doit être suivie.
L’erreur administrative
Enregistrer une pièce sans préciser l’échéance, l’action à mener et le responsable laisse le suivi au hasard. Séparez les renouvellements documentaires, les contrôles réglementaires, les entretiens et les dates contractuelles. Reliez chaque échéance au document concerné, au véhicule et à la personne chargée du suivi.
Les risques
Un contrôle technique ou une contre-visite hors délai peut entraîner une amende forfaitaire de 135 €, voire une immobilisation. Un entretien oublié peut aussi immobiliser le véhicule et occasionner des coûts. Côté contrats, un préavis dépassé ou un kilométrage excédant le plafond prévu peut entraîner des frais. Gardez également une preuve d’assurance à jour dans le dossier.
Les contrôles numériques
Utilisez des champs séparés pour le contrôle technique, la contre-visite et le contrôle antipollution, lorsqu’ils s’appliquent. Planifiez l’entretien selon la durée et le kilométrage. Pour les contrats, suivez la date de fin, le préavis et les conditions de restitution. Vérifiez aussi la validité des documents conducteurs et leur prochaine échéance.
Associez chaque alerte à la fiche véhicule, au document concerné et à un responsable nommé. Programmez des rappels à J-90, J-30 et J-7 tant que l’action reste ouverte.
Ne clôturez le suivi qu’après réception et validation du justificatif. Chaque alerte doit être attribuée, puis suivie jusqu’à cette validation.
Le responsable et les moments de vérification
Pour chaque alerte, désignez un suppléant et un responsable de validation selon le sujet : gestionnaire pour l’assurance, coordinateur d’atelier pour l’entretien, achats ou finance pour les contrats, responsable hiérarchique pour les vérifications du permis.
Chaque semaine, vérifiez les échéances à 30 jours et les retards. Chaque mois, anticipez celles à 90 jours. Recalculez les dates après un avenant, un nouveau relevé kilométrique ou un résultat de contrôle imposant une contre-visite.
4. Saisir des données incomplètes ou en double
L’erreur administrative
Après le statut et l’affectation, la qualité des données demande elle aussi une attention particulière. Une fiche sans VIN, référence contractuelle ou date d’affectation fragilise le dossier et complique son utilisation. Des formats différents ou des imports non vérifiés peuvent également créer plusieurs fiches pour un même véhicule. Un identifiant interne stable permet de prévenir les doublons et de rattacher chaque véhicule à sa fiche de référence.
Les risques
Les doublons faussent le nombre de véhicules et les coûts. Des types d’énergie incohérents perturbent les analyses de coûts et d’impact sur l’environnement, mais aussi les exports administratifs et fiscaux. Une affectation incomplète rend plus difficile l’identification du conducteur concerné par une contravention.
Les contrôles numériques
Un référentiel de données bien défini limite les erreurs dès la saisie et lors des imports. Fixez des formats homogènes et des listes contrôlées pour les marques, les énergies et les statuts. Exigez au minimum l’identifiant interne, le VIN, l’immatriculation, le statut, la référence de contrat et l’affectation – ou la mention non affecté.
Vérifiez les caractéristiques du véhicule sur le certificat d’immatriculation, les informations contractuelles dans le contrat et les données du conducteur auprès des RH.
Avant chaque import, faites correspondre les colonnes aux champs de la base, supprimez les lignes vides et normalisez les valeurs. Recherchez les doublons par VIN, puis par immatriculation et référence de contrat, dans le fichier comme dans la base existante. Testez ensuite un échantillon réduit. Ne fusionnez les fiches qu’après vérification des pièces, en conservant les documents et l’historique.
Le responsable et les moments de vérification
Le gestionnaire de flotte valide les imports et les corrections avec les RH pour les conducteurs et la finance pour les coûts. Ces vérifications interviennent à chaque livraison, changement d’affectation, avenant ou restitution, puis avant tout export administratif ou fiscal. Chaque mois, suivez le taux de fiches complètes, les doublons suspectés et les erreurs non résolues.
Des données fiables permettent ensuite d’exploiter le suivi kilométrique. Ce relevé est une composante essentielle du suivi de flotte global.
5. Négliger le suivi du kilométrage et de l’usage des véhicules
L’erreur administrative
Le kilométrage complète la fiche véhicule. Sans relevés datés, l’usage réel ne peut pas être prouvé. Se limiter à un relevé lors de l’entretien ou de la restitution laisse des périodes sans suivi.
Chaque relevé doit préciser la date, le kilométrage en kilomètres, le véhicule, l’auteur du relevé et la source de l’information. Pour les déplacements professionnels, ajoutez le motif et la pièce justificative utile, notamment pour le calcul des indemnités kilométriques.
Les risques
Un historique incomplet peut retarder les entretiens liés au kilométrage et laisser passer un dépassement des kilomètres inclus au contrat. Il complique aussi la justification des dépenses de carburant ou de recharge réparties entre les services.
Les contrôles numériques
Mondayfleet centralise ces informations. Conservez les relevés dans un historique chronologique lié à la fiche véhicule. Prévoyez des contrôles pour repérer les relevés manquants, les baisses de compteur et les écarts inhabituels.
Avant de corriger une valeur, comparez-la aux relevés voisins, aux factures d’entretien et aux documents de remise. Pour garder une trace de la modification, conservez la valeur d’origine, l’auteur, la date et le motif de correction. Cet historique sert également à suivre les entretiens et les coûts.
Le responsable et les moments de vérification
Le conducteur transmet un relevé chaque mois, mais aussi à la remise du véhicule, au changement d’utilisateur, à l’entretien et à la restitution.
Le gestionnaire de flotte contrôle les anomalies et compare le kilométrage aux seuils d’entretien, au forfait contractuel et au budget. Pour les véhicules très utilisés ou proches d’une limite, une vérification hebdomadaire remplace le rythme mensuel.
La direction financière valide la répartition des coûts à la clôture mensuelle ou trimestrielle.
6. Classer les factures d’entretien sans les rapports d’intervention
L’erreur administrative
Le kilométrage ne suffit pas à prouver une intervention. Une facture seule laisse le dossier incomplet, car elle ne détaille pas toujours les travaux effectués. Dans la fiche véhicule, associez-la à l’ordre de réparation, au rapport d’intervention et, si nécessaire, au devis ou à l’autorisation de travaux.
Les risques
Sans ces documents, vérifier une prestation facturée et prouver l’entretien réalisé devient difficile. Ces justificatifs servent notamment à faire valoir une garantie ou un contrat de service.
Les contrôles numériques
Chaque intervention doit être rattachée à une seule fiche véhicule. Renseignez l’immatriculation ou le VIN, la date au format JJ/MM/AAAA, le kilométrage, le prestataire, les travaux réalisés, les pièces changées, le montant HT/TTC et la prochaine échéance. Mondayfleet centralise cet historique.
Avant validation, comparez la facture à l’ordre de réparation et au rapport d’intervention pour justifier l’entretien, vérifier la garantie et contrôler la récupération de la TVA. Définissez ensuite la prochaine échéance, en date ou en kilométrage, selon les prescriptions du constructeur ou du contrat.
Le responsable et les moments de vérification
Après chaque intervention, le conducteur signale le besoin, le gestionnaire valide l’opération et le garage transmet l’ordre de réparation ainsi que le rapport. La comptabilité contrôle ensuite la facture et la TVA.
Le dossier reste ouvert si la facture arrive sans ordre de réparation, si les travaux sont mal décrits, si le montant diffère du devis accepté ou si la prochaine échéance ne peut pas être calculée. Une revue mensuelle permet de repérer les interventions non clôturées, les documents manquants et les factures non rapprochées.
Les écarts liés à une contravention ou à un sinistre doivent ensuite être traités dans le dossier correspondant.
7. Séparer les contraventions et les accidents des fiches véhicules
L’erreur administrative
Après les factures d’entretien, chaque contravention, FPS ou sinistre doit aussi faire l’objet d’un dossier dédié. Reliez ce dossier au véhicule et à son historique d’affectation à la date des faits. Conservez les échanges permettant d’identifier le conducteur concerné et de suivre les démarches engagées.
Les risques
Un dossier séparé de la fiche véhicule peut entraîner des paiements en double, des erreurs de désignation, des échéances manquées ou des déclarations de sinistre incomplètes. Pour les infractions concernées, le représentant légal dispose de 45 jours à compter de la date de l’avis pour désigner le conducteur. Sans cette désignation, la personne morale s’expose à une amende forfaitaire de 675 €.
Appliquez ensuite la procédure correspondant au dossier : contravention, FPS ou sinistre.
Les contrôles numériques
Rendez obligatoires les champs suivants : numéro d’avis ou de sinistre, date, preuves, statut, responsable, action à mener et échéance. Conservez l’avis ainsi que les justificatifs de désignation du conducteur affecté, de contestation ou de paiement. Pour un accident, ajoutez le constat, les photos, les échanges avec l’assureur et l’expertise. Mondayfleet relie l’avis au véhicule et au conducteur affecté.
Distinguez clairement contravention, FPS et accident. Pour un FPS, adressez le recours administratif préalable obligatoire (RAPO) à la collectivité indiquée sur l’avis, et non à l’ANTAI, généralement dans un délai d’un mois.
Pour un accident, signalez immédiatement les faits en interne et vérifiez le délai prévu par votre assureur : Service-Public.fr indique 5 jours ouvrés. Programmez cette échéance et celle du RAPO, avec des rappels avant leur expiration.
Le responsable et les moments de vérification
Confiez chaque affaire à un responsable nominatif et à un remplaçant. Le gestionnaire vérifie l’affectation du véhicule. Le représentant légal ou son délégataire traite la désignation requise, la comptabilité suit le paiement et le référent assurance suit le sinistre.
Actualisez le dossier dès réception d’un avis, d’une demande de l’assureur ou d’une réponse à un recours. Une revue hebdomadaire permet de repérer les dossiers bloqués. Pour clôturer une affaire, exigez une preuve de l’action effectuée et l’enregistrement d’un statut final.
8. Conserver trop peu de justificatifs pour les déclarations fiscales et administratives
Le suivi de la flotte doit s’accompagner d’un dossier de preuves pour les déclarations fiscales.
L’erreur administrative
Un dossier de suivi ne suffit pas à justifier une déclaration fiscale. Il faut aussi des pièces sur l’affectation des véhicules, les montants déclarés et les exonérations appliquées.
Pour les taxes dues sur l’affectation des véhicules, conservez un export annuel daté par taxe, servant d’état récapitulatif. À jour au moment de la déclaration, il n’a pas à être systématiquement joint à celle-ci, mais doit rester disponible sur demande de l’administration. Il sert de base à la déclaration et au contrôle interne.
Les risques
Sans pièces datées et cohérentes, le calcul fiscal peut être erroné et le contrôle devient difficile. Vérifiez le périmètre véhicule par véhicule. Pour les véhicules de tourisme concernés, il comprend notamment les taxes annuelles sur les émissions de CO₂ et de polluants atmosphériques (voir les avantages des voitures électriques).
Les contrôles numériques
Rattachez chaque preuve à une seule fiche véhicule. La facture de location ne suffit pas : ajoutez les preuves de livraison et de restitution.
| Rubrique | Données et preuves à conserver |
|---|---|
| Identité | Immatriculation, marque, modèle, dates de première immatriculation et de première immatriculation en France ; certificat d’immatriculation |
| Affectation | Dates de début et de fin, contrat et justificatifs de changement |
| Caractéristiques techniques | Catégorie, énergie, CO₂ en g/km et paramètres de calcul ; certificat d’immatriculation |
| Coûts | Loyers, frais pris en charge, données comptables utiles ; factures et détail du calcul annuel |
| Exonérations et preuves | Motif d’exonération, pièces associées et preuve de la méthode retenue |
Le calcul peut être validé une fois ces pièces réunies. Refusez tout dossier incomplet avant la déclaration. Mondayfleet peut centraliser les documents et faciliter le reporting fiscal, mais ne remplace pas la validation fiscale. Faites vérifier et valider les données et les calculs par la fonction financière ou fiscale.
Le responsable et les moments de vérification
Le gestionnaire de flotte tient à jour les identités, les contrats et les affectations. La comptabilité fournit les justificatifs de coûts, tandis que la direction financière valide le traitement fiscal.
Revoyez le dossier à chaque acquisition, restitution, transfert, changement d’usage ou de conducteur, puis avant la clôture annuelle et l’échéance déclarative.
9. Accorder trop d’accès sans tracer les modifications
L’erreur administrative
Un dossier complet reste exposé si les accès sont mal maîtrisés. Attribuer les mêmes droits à tous crée un risque inutile. Documentez les habilitations par rôle : lecture, création, modification, suppression et export. Accordez uniquement les droits nécessaires et prévoyez, pour les prestataires, un accès limité et daté. Sur une fiche véhicule, les droits doivent correspondre aux missions de l’utilisateur, et non à son rang hiérarchique.
Les risques
Des droits trop étendus peuvent exposer les données des conducteurs, des amendes ou des sinistres. Sans trace des actions, il devient difficile d’expliquer la modification d’une échéance d’assurance ou la suppression d’une pièce. Un compte partagé ne permet pas d’identifier clairement l’auteur d’une action.
Trois règles encadrent ces risques : des comptes nominatifs, la journalisation des actions et une revue régulière des droits.
Les contrôles numériques
Exigez des comptes nominatifs et distinguez les droits des administrateurs de ceux des utilisateurs. Prévoyez un historique des versions ainsi que des journaux d’accès, de modification et de suppression. Chaque entrée doit préciser l’utilisateur, la date, l’heure et l’enregistrement concerné. Les exports doivent aussi être tracés.
Sans journal d’action, impossible de prouver qui a modifié une échéance, supprimé une pièce ou exporté un document. Pour Mondayfleet, demandez une confirmation écrite des fonctions disponibles pour gérer les droits et tracer les actions.
Formalisez une politique de conservation conforme au RGPD. Pour chaque catégorie, précisez la finalité, la durée de conservation, le responsable, les modalités d’archivage et de suppression, ainsi que le maintien des preuves en cas de litige. Conservez les journaux de sécurité séparément des documents de flotte et fixez leur durée de conservation selon le besoin.
Le responsable et les moments de vérification
Le gestionnaire de flotte pilote les habilitations avec le service informatique et, le cas échéant, le délégué à la protection des données. Réexaminez les droits après chaque mouvement du véhicule et chaque changement d’intervenant.
Pour les dossiers sensibles, effectuez une vérification trimestrielle. Contrôlez également les accès à chaque arrivée, départ, changement de poste, transfert de véhicule ou incident. Retirez immédiatement tout accès inutile et archivez la preuve du retrait.
10. Numériser les documents sans définir les responsabilités
Documents de flotte : le circuit des responsabilités
Une fois les droits d’accès définis, précisez qui prend en charge chaque document.
L’erreur administrative
Déposer un fichier ne suffit pas : il faut désigner un responsable. Sans cette attribution, personne ne vérifie sa validité, ne met les informations à jour ou ne prépare son remplacement. Pour chaque catégorie documentaire, définissez un rôle responsable, une personne titulaire et un suppléant.
Les risques
Une facture peut attendre une approbation, un contrat signé être mal classé ou une échéance passer inaperçue. Ces blocages se manifestent surtout lors d’une restitution de véhicule, d’un changement de conducteur ou du départ d’un salarié. Les documents sont présents, mais personne ne sait quelle action reste à effectuer.
Les contrôles numériques
Désignez un responsable à chaque étape et ajustez la fréquence des contrôles au niveau de risque documentaire. Chaque catégorie doit suivre un seul circuit, du dépôt à l’archivage.
| Étape | Responsable à nommer | Action et moment de contrôle |
|---|---|---|
| Création ou réception | Gestionnaire de flotte | Identifier le véhicule, le type de document, la date de réception et la source. |
| Validation | Gestionnaire de flotte | Vérifier l’immatriculation, les dates, les montants et l’affectation conducteur-véhicule. |
| Approbation | Responsable financier ou personne habilitée | Autoriser chaque facture, changement d’assurance ou engagement contractuel avant son exécution. |
| Stockage | Administrateur de la solution | Classer la version validée dans le dossier véhicule. |
| Renouvellement | Responsable flotte | Examiner les échéances chaque mois. |
| Archivage | Référent conformité | À chaque vente, restitution ou remplacement, archiver les pièces à conserver avec leur contexte et leur historique dans un espace restreint. |
| Suppression | Référent suppression | Supprimer ou anonymiser les documents dont la durée de conservation est écoulée, sauf en cas de litige ou d’obligation légale. |
Dans Mondayfleet, paramétrez le circuit de validation et de stockage selon les possibilités disponibles. Distinguez les statuts à vérifier, validé, à renouveler, archivé et à supprimer. Chaque alerte doit conduire à une action enregistrée, et non à une simple consultation.
Le responsable et les moments de vérification
Chaque trimestre, le gestionnaire de flotte vérifie les dossiers sans responsable nommé. En cas d’absence prolongée, de départ ou de changement de prestataire, transférez les dossiers ouverts à un remplaçant désigné. Réexaminez aussi le circuit après chaque changement d’affectation, restitution, vente ou transfert : l’attribution des responsabilités à chaque étape facilite le contrôle final du dossier.
Conclusion : checklist des documents de flotte
Cette checklist permet de contrôler les points abordés après les erreurs à éviter. Chaque fiche véhicule doit être complète, à jour et utilisable, avec des responsables nommés.
Centralisation : dossiers et documents
☐ Chaque véhicule dispose d’un dossier numérique identifié par son immatriculation et son VIN.
☐ Tous les documents sont rattachés au véhicule, au conducteur concerné et à la période correspondante.
Mise à jour : données et justificatifs
☐ Les champs obligatoires sont renseignés : dates au format JJ/MM/AAAA, kilomètres, montants en euros et statuts aux valeurs standardisées.
☐ Les factures d’entretien sont reliées à l’intervention et au véhicule.
☐ Les dossiers de sinistre et d’amende clôturés comportent un statut final et toutes les pièces requises.
☐ Les justificatifs fiscaux et administratifs sont validés avant leur transmission.
☐ Les remboursements kilométriques précisent la date, le départ, la destination, le motif professionnel, la distance et les caractéristiques du véhicule.
Échéances et utilisation
☐ Chaque échéance dispose d’un responsable, d’une date limite et d’un relais défini.
☐ Les alertes couvrent l’assurance, le contrôle technique, les contrats, l’entretien, la restitution et les déclarations fiscales.
☐ Les relevés kilométriques sont complets et ne présentent aucune incohérence.
Traçabilité : accès et contrôles
☐ Les accès sont limités et les actions sont tracées.
☐ Les procédures de revue, de validation et d’archivage sont documentées.
Contrôle et conservation
☐ Les règles de conservation et de suppression sont documentées.
☐ Chaque catégorie de données dispose d’une durée de conservation définie.
☐ Les données de géolocalisation des trajets ne sont pas conservées indéfiniment.
FAQs
Combien de temps conserver les documents de flotte ?
La durée de conservation dépend de la nature juridique ou fiscale de chaque document. Pour chaque véhicule et conducteur, conservez un historique complet et facile à consulter : justificatifs d’entretien, contrôles techniques, documents administratifs, politiques internes et registres d’incidents, d’infractions et de sinistres.
Mondayfleet centralise vos justificatifs, contrats et rapports pour simplifier leur consultation lors des audits fiscaux ou sociaux et des contrôles routiers.
Les copies numériques remplacent-elles les originaux ?
Les copies numériques ne remplacent pas toujours les originaux. Pour certains documents officiels ou certaines procédures, la conservation des originaux papier reste obligatoire.
Les versions numériques jouent toutefois un rôle clé dans la gestion quotidienne et la conformité de votre flotte. Une plateforme comme Mondayfleet permet de centraliser et sécuriser vos documents, tout en facilitant leur recherche. L’archivage numérique simplifie aussi les audits et les contrôles : les justificatifs sont disponibles et leur traçabilité est assurée.
Comment prioriser la mise en conformité des dossiers ?
Commencez par un audit complet des véhicules et des conducteurs. Consignez les écarts dans un seul registre et centralisez les documents obligatoires dans Mondayfleet : cartes grises, attestations d’assurance et preuves d’entretien.
Prévoyez des contrôles réguliers pour la mise à jour annuelle du DUERP, la vérification des permis et le suivi des échéances du contrôle technique. Automatisez les alertes pour éviter les oublis et assurer la traçabilité. Formalisez également une Car Policy claire, puis communiquez-la aux collaborateurs.